悩みの種はチームの”カイゼン”から始めるべし。マネジメント本『カイゼン・ジャーニー』

カイゼン・ジャーニー
キャリア

プロジェクト悩みの種はチームにあり?

チーム活動では、リーダーよりサポートする方が得意な、たくべーです!

チームでプロジェクトに取り組んだ経験のある方は、次のような場面に遭遇したことはないでしょうか。
もしくは、今現在をもって問題に直面している最中ではないでしょうか。

・メンバー同士の意見が衝突する
・スケジュールに追われ、負の連鎖に陥っている
・メンバーが自発的でない

などなど。

チーム活動のはずなのに、気づけば1人で目の前のタスクに追われている、なんてこともあるのではないでしょうか。

今回は、そんなあなたにピッタリな書籍『カイゼン・ジャーニー』からチームの在り方を見直し、現状をカイゼンするためのノウハウをお届けします!

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是非最後までお付き合い頂ければと思います!

書籍『カイゼン・ジャーニー』とは?

勉強 記事まとめ

ソフトウェア開発をする方へ向けた書籍となっていますが、本書にも記載されている通り、チームで活動される方にもオススメの内容になっています。

一部、専門的な話も出てきますが、話の本質はチームでカイゼンに取り組む内容のため、ソフトウェア開発に携わらない方でも安心して読むことができます。
(チームマネジメントの領域ですので、エンジニアは勿論、マネジメントに関わる方には是非読んでいただきたい内容です。)

たった1人からはじめて、「越境」するチームをつくるまで

本書のサブタイトルにあるように、たった1人の主人公が課題解決に乗り出し、あらゆる垣根を越えて周囲を巻き込みながらチームで目標を達成する物語です。

架空のお話ではありますが、まるで実際に起きた出来事だと錯覚してしまうほどのリアリティがあります。
物語としても引き込まれますし、合間合間に解説が入るため、参考書としての側面も持っています。

ストーリーと解説が交互に進み、解説も物語のキャラクターが行うため、読みやすい内容です。

物語の都合上、そんな上手くいくか!と思うこともあるかもしれませんが、そこはご愛嬌というものです笑

本書にも記載されているのですが、記載内容をそのまま取り入れるのではなく、各々の現場に合わせた取り入れ方が重要となります。

 

様々な概念や手法が記載されていますが、今回はチームの成長に繋がる内容をお届けします!

ストーリーやその他の解決手法が気になった方は是非、本書を手に取って頂ければと思います。

カイゼン案を取り入れる前に

カイゼン案を取り入れる前に2つ、お伝えしておくことがあります。

なぜ、チーム『カイゼン』が重要なのか?

組織の成功循環モデルというものがあります。これはダニエル・キムという人物が提唱したモデルです。

成功の循環モデル

結果を出そうとすれば、行動を変えなければなりません。
そして行動を変えるのは思考であり、思考の質を高めるのは人間関係、つまりチームの関係です。

これが④の結果から入ると、「成果が出ない」→「対立の発生」→「意欲の低下」→「行動の悪化」そして成果が更に出なくなるという負のスパイラルに陥ってしまいます。

結果を出そうとするならば、まずはチームをカイゼンしましょう。

『カイゼン』案はそのまま使わない

本書にもあるように、記載内容をそのまま取り入れるのではなく、各々の現場に合わせた取り入れ方が重要となります。
メンバーや環境が異なれば、当然、課題とすべきポイントも変わります。

例えるなら、「会社の売上を上げよう」という目的があったとしても、飲食店と不動産会社では課題も解決方法も全く違いますよね?

目的は同じでも形を変える必要があります。

自分たちが抱えている問題を見定めて、適切な形で取り入れるようにしましょう。
(そのまま取り入れて、上手くいかないことを認識することも選択肢の1つです)

「期待」のマネジメント

チームで活動するからには、共通の目的意識を持っていることが大切です。(価値観や考え方を一緒にするのとは異なります)

中でも、人によって抱いている“期待”というのは温度感が異なるものです。
この期待にズレが生じていると、後に「そこまでとは思っていなかった」という問題へと発展します。

人は得てして、勝手な自分の期待を押し付けがちだ。逆に、必要以上に自分を責めて勝手な期待を背負い過ぎたりしてしまう。
 – 『カイゼン・ジャーニー』第2部・第13話より引用

トラブルを未然に防ぐためにも、しっかりと内々に秘めている思いを言語化することが大切です。

本書の中から、期待を言語化する手法を、外側・内側2つの観点からご紹介します。

外側の期待:インセプションデッキ

外側の期待とは、プロジェクトに携わるメンバーのみならず、その関係者全員が抱いている期待を指します。

その外側の期待について、Why(なぜ取り組むのか)、How(どうやって実現するのか)を明確にするのが、インセプションデッキです。

10の問について関係者全員が答えていくことで明確にしていきます。

インセプションデッキ

10ある設問がそれぞれ『Why』と『How』の上に配置されています。
これら全てを埋める必要はないため、今回は10ある問の中でも4つをピックアップしました。

「われわれはなぜここにいるのか」ミッションや目的の共有
「夜も眠れない問題」リスクや不安のリストアップ
「やらないことリスト」スコープ(どこまでやるか)の内と外の境界を明らかに
「トレードオフスライダー」予算や品質、提供時期など優先度を明確に

これらに取り組むだけでも、互いに期待の差は自ずと減ることでしょう。

※トレードオフスライダーが分かりやすく纏められた参考リンクを貼っておきます。⇒ こちら

内側の期待:ドラッカー風エクササイズ

内側の期待とは、チーム内でお互いにメンバーに対して抱いている期待を指します。

ドラッカー風エクササイズ

チームには様々な経緯で人が集まります。それぞれが抱く期待をチーム内で明確にするのがドラッカー風エクササイズです。
※書籍『アジャイルサムライ』で紹介されているチームビルディングの手法です。こちらも是非読んでみてください!

こちらも4つの質問からメンバーの期待をすり合わせていきます。

①自分は何が得意なのか?
②自分はどうやって貢献するつもりか?
③自分が大切に思う価値は何か?
④チームメンバーは自分にどんな成果を期待していると思うか?

メンバーがそれぞれ、上記4点について考えを述べることにより、お互いの期待値のすり合わせや役割分担が明確になります。

このとき、メンバーの思いを頭ごなしに否定しないことが重要です。

「スキル」の見える化

チームの足並みが揃ったら、次は各メンバーが何をできるのか、チーム全員で共有しましょう。

目的は、各メンバーの適材適所を見出し、コミュニケーションを円滑にすることによってチームの関係性を向上させることです。

星取表(スキルマップ)

前項のドラッカー風エクササイズと重複する所もありますが、各メンバーが何をできるのかを共有します。

そこで一役買うのが、この星取表(スキルマップ)です。

星取表

各メンバーの保有スキルを①~⑤に当てはめて、見える化することにより、互いの得手不得手を把握できます。

画像を例にするならば、以下のように解釈出来ます。

・①の作業で一番得意なのはAさんだが、他の人でも可能。③の作業ができるのはAさんだけ
・⑤についてはBさんに聞けば的確なアドバイスが貰えるだろう
・②の作業に意欲的なメンバーがいる、得意なメンバーの補助に付けよう

誰が何を得意とするかをチームで共有することで、タスクへの取り組みや、作業に行き詰まった際にコミュニケーションが発生するようになります。

ゴールデンサークル

ゴールデンサークルとは、サイモン・シネック氏が提唱した、Start with why(目的から始めよ)を表現した図です。

ゴールデンサークル

人に情報を伝えて行動を促すとき、円の外側からではなく、円の内側から思考するべきと提唱されたのです。

「why(なぜ)」から始めて、「How(どうやって)」実現するのか、そのために「What(何を)」するのか。
これはチームでのコミュニケーションでも重要です。

「なぜ」やるのかを話すと目的がはっきりとしているため、理解が得やすいです。
逆に、「何を」から話された時に、この意識が働いていれば、目的を知ろうとコミュニケーションを取ることになるのです。

TEDの動画『優れたリーダーはどうやって行動を促すか』を貼っておくので、是非こちらもご覧ください。

「チーム」の成熟度

最後に、心理学者ブルース・タックマン氏が提唱した、チームの成長過程を現すタックマンモデルをお伝えします。

タックマンモデル

    1. 形成期:メンバーが集まり、目標を模索しながら関係性を築く時期
    2. 混乱期:組織や目標のあり方で、メンバーの考え方の枠組みや感情がぶつかり合う時期
    3. 統一期:目的や期待が合い、共通の規範や役割分担ができあがり協調が生まれる時期
    4. 機能期:チームとして成熟して一体感が生まれ、チームとして機能し、成果を出して行く時期

あなたのチームは今どの段階にありますか?

おそらくこの記事を見て頂いているということは、形成期・混乱期にあるのではないでしょうか。
だとすれば、今あなたが目指すべきは統一期です。

周囲を巻き込める段階か、協力を得られる段階かを考えた時に、チームの成熟度が見えてくるはずです。

チームに合わせたカイゼンできるポイントを探していきましょう!

たった1人からはじめよう

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いかがだったでしょうか。

本作のストーリーは、20代半ばである主人公がチームの抱える問題をカイゼンするべく、まず自らが始める事でその成果が周囲に認知されていきます。

認知されれば、自ずと周囲からの応援や協力が発生し、チームとして機能していきます。

メンバー1人1人の考えや目標への捉え方が異なることで、チームがチームとして成り立つまでに様々な課題に直面することでしょう。
今回ご紹介したノウハウはそんな悩みの解決に役立つものだと思います。

自分の現場、チーム、プロジェクトに対して疑問がある、カイゼンしたい気持ちがあるのであれば、自分1人が取り組むこと始めてみてはいかがでしょうか。

 

【あとがき】

今回はチームのカイゼンについて取り上げましたが、書籍の中では、

    • タスクの抽出と優先度
    • スケジュールの見積もり
    • 目的地の見直し
    • 顧客の声を聞く

など、あらゆる場面に合わせた様々なノウハウが記載されています。

より実践的な内容を知りたい方は是非とも手に取ってみてください!

たくべー

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閲覧いただきありがとうございます。普段はSEをしております。学びや育成といったコンテンツに興味があり、人に物を教えたり、世話を焼くことが大好きな人間です笑。...

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