TODOリストを使ってはいけない?書籍『1440分の使い方』で時間管理の秘訣を学ぶ

1440分の使い方
勉強

タスク管理にストレスを抱えていませんか?

こんにちは、ライターのはまじんがーです。

タスク管理やスケジュール管理に関して、このような悩みを抱えている方はいませんか?

・TODOリストが全く消化されない・・・
・膨大な量のタスクに忙殺されている・・・
・目先の仕事にいつも振り回されている・・・

いつも多くの仕事を抱え、それらをTODOリストで管理をしながら、ひたすら目の前の仕事をこなしていく。
一生懸命がんばってタスクを消化しては、また新たなタスクが現れる。
いつ終わるとも知れないTODOリストとのイタチごっこを繰り返すだけの毎日に、嫌気がさす。

そんな毎日を抜け出すカギは、時間管理の方法にあります。

『1440分の使い方』

目の前のタスクに翻弄されることなく、毎日を心穏やかに過ごすためにはどんな時間管理をすればよいのでしょうか。
それを学べるのが、こちらの書籍『1440分の使い方─成功者たちの時間管理15の秘訣』です。

本書の特徴は、何と言っても時間管理の秘訣を数多くの成功者たちの実例とともに学ぶことができるという点にあります。
億万長者、起業家、オリンピック選手、オールAの学生など、世の中で大きな結果を出している人たちがどのように時間管理しているのか、どのように「時間」と向き合っているのかについて、数多くの事例をインプットすることができます。

ぜひ、ご自身の時間管理を見直すきっかけとして活用されてみてはいかがでしょうか。

著者は、挫折を経験したケビン・クルーズ氏

挫折

本書の著者は、ニューヨーク・タイムズ紙ベストセラー作家であり、フォーブス誌の寄稿者、基調講演者も務め、複数の数百万ドル規模の企業の創業者でもあるケビン・クルーズ氏です。

アメリカンドリームを求めて22歳の時に起業をするも、昼夜なく働き無理をし続けた結果、多額の負債を抱えて挫折したという経験をお持ちの方です。

そんな状態から立ち直るきっかけとなったのが本書でお伝えする「時間管理」の手法です。
著者の実体験と、その他多くの成功者たちの証言を交えることで、より納得感を持って学べる構成となっています

TODOリストを使ってはいけない

TODOリスト

タスク管理のツールとして、多くの方がTODOリストを使用していると思います。

しかし、本書ではTODOリストについて「消えることのないウィッシュリスト」と表現した上でその問題点を指摘しています。

「TODOリストの項目の41%は永遠に終わらない」
(出典:「The Busy Person’s Guide to the Done List」)

TODOリストの問題点は、リストの存在自体が不必要なストレスを生むことです。

ツァイガルニク効果という心理現象をご存知でしょうか?
これは、未完了のタスクに意識的・無意識的に悩まされる現象のことです。
TODOリストによって未完了のタスクがたくさん残っていることを絶えず意識させられ、しつこく急かされてしまうのです。

その結果、精神的に参ってしまったり、疲れ切った状態で1日の終わりを迎えようとしているにもかかわらずあらゆる未完了タスクが頭に浮かんで不眠症に悩まされたり、ストレスで体を壊してしまったり・・・といったことが起きる可能性があるのです。

スケジュール表に基づいて行動する

スケジュール

では、成功者たちはどうやって自分のタスクを管理しているのでしょうか。
その答えは、TODOリストではなくスケジュール表にタスクを入れることです。

スケジュールにタスクを入れることによって、目標の達成確率が上がるという研究結果もあります。
リストで管理しておくのではなく、やる時間を決めることが重要なのです。

前述したツァイガルニク効果も、タスクそのものが完了していなくとも、予定を立ててさえいれば克服できると言われています。

「スケジュール表にないものは片付かない。スケジュール表に入っていれば嫌でも片付く」
  ──ジョーダン・ハービンジャー(アート・オブ・チャーム共同創業者)

また、スケジュール表に入れたタスクを実行する上で重要な考え方があります。
それは、「目標は取り下げない」ということです。

本書では「予定は『診察の予約』だと思って対処する」と記載されています。
それだけ、一度決めた予定を決めた通りに実行するのが重要だということです。

想定外の予定が元々の予定と重なりそうな場合は、空いている他の時間に入れられないか調整をしてみる。
病院や歯医者の予約だとしたら、簡単に他人に譲るだろうか?と考えながら予定を組んでみるとよいですね。

MIT(最も重要なタスク)を決める

優先順位

スケジュールを立てる上で重要になってくるのが、優先順位を決めるということです。
そして、優先順位を考える上で大事なのは「自分にとって優先順位が最も高いタスクは何か」を明確にしておくことです。

本書では、最も重要なタスクをMIT(Most Important Task)と表現しています。
MITを決めれば、スケジュールを決めるのがぐっと楽になります。
最重要事項が明確になっているので、よほどの理由がない限りはそれに時間を割けばいいと考えられるからです。

何がMITとなるかは、それぞれの置かれている立場や状況によって異なります。
新人営業マンであれば、新規見込み客開拓のために勧誘電話をかけることかも知れませんし、SEであればソフトウェアのリリース日を死守するために特定のモジュールを修正することかも知れません。

そして、何をMITにしたとしても1日の早い時間にそれを割り当てることが重要です。
理由は主に3つあります。

・早い時間に重要な仕事を終わらせたという達成感で1日の大半を過ごすことができるから
・起床後2時間は脳のゴールデンタイムと言われ、最も脳の認知機能が高い時間だから
・遅い時間帯だと想定外の事態が発生する確率が高くなり、MITに着手できる確率が下がるから

「日々のMITを明確にすることは、生産性だけでなく幸福感および気力の向上にもつながる」
(ザ・クルーズ・グループによる2015年の研究より)

ぜひあなたのMITを明確して、それを1日の早い時間(できれば誰にも邪魔されない早朝の時間)に実行することで、幸福感のある毎日を過ごしていきましょう。

最後に

時間管理

以上、書籍『1440分の使い方─成功者たちの時間管理15の秘訣』より、特に重要と思われる部分をピックアップしてご紹介しました。

時間とは、お金にも勝る最も貴重な資源です。
買うこともレンタルすることも、拝借することもできません。
また、全ての人に平等に与えられた唯一のものです。

時間がそれだけ大事だとわかっていても、意外に私たちは無頓着になっているのではでしょうか。
あまり重要でないことや、本当はやりたくないことなどに時間を奪われ、時間を無駄にしてはいないでしょうか。

最も大事な資源である時間を大事に使い、心穏やかに時間を過ごすため、この記事で紹介した考え方をぜひ活用してみてください。

それでは今回の記事は、以上です。
お読みいただき、ありがとうございました!

はまじんがー

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業界最大手大規模システムのアーキテクトに携わっています。趣味は読書、映画、野球観戦、広島育ちのカープファン。好きな音楽はAcid Black Cherry、...

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