「計画通りに進まない」は当たり前!最適なプロジェクトの進め方とは?

プロジェクト
キャリア

「プロジェクト」と聞いてどんなイメージを持ちますか?

こんにちは!
ライターのshimodaです。

皆さんは、日々、仕事において様々な業務を行っていますよね。
プロジェクトと聞くと、規模の大きな内容で、長期間かけてやるような仕事というイメージがあるかもしれません。

ただ、実際には決まった作業の繰り返しであるルーティンワーク以外は、すべてプロジェクトと言えます。
完全に同一品質の大量生産品を作り続ける生産ラインであれば、話は別ですが、今の時代そのような定型的な作業を主とする業務は少なくなっています。

そうなると、日々何かしらのプロジェクトに関わっているわけですが、それらは順調に進んでいるでしょうか?
おそらく、多かれ少なかれ、問題と向き合っているかと思います。

例えば、
・線引きした日程から外れてしまっている
・見積もった予算に対して実績が上回ってしまった
・構想を固めたものの、いざやってみると実現できなそう
などが挙げられます。

実際、一筋縄でいかないのがプロジェクトというものです。
そこで今回は、このようなプロジェクトに対してどう考えればよいのかということについて、お伝えしていきます。

本記事を読んで、プロジェクトを進める上での不安を解消していただければと思います。
ぜひ、最後までご覧ください。

書籍『予定通り進まないプロジェクトの進め方』をご紹介

プロジェクトをうまく進めるにはどうすれば良いのか。
様々な形で調べていく中で、ある書籍を見つけました。
タイトルは『予定通りに進まないプロジェクトの進め方』です。

予定通り進まないプロジェクトの進め方

タイトルからも分かるように、今回のテーマにぴったりな書籍ですよね。

なぜ仕事は予定通りに進まないのかという話から始まります。
その上で、プロジェクトで起こりがちなトラブルを回避する方法であったり、具体的な例を挙げてプロジェクトを進める手順などを紹介しています。

著者は前田考歩さんと後藤洋平さん。
前田さんは、自動車メーカーの販売店支援や映画チケットのeチケッティング事業、自治体の防災アプリ、テレビCM制作会社の動画制作アプリ事業など、様々な業界と製品のプロジェクトマネジメントに携わっている方です。

後藤さんは、アート&クラフト系新規事業開発や人材系新規事業開発、クラウド業務システムの導入プロジェクトなど、ジャンルを問わずにプロジェクトに取り組んできた方で、大小合わせて100を超えるプロジェクトを経験されています。

大変有益な情報が満載の書籍であり、今回はプロジェクトにおける言葉の整理と、プロジェクトを進める上で知っておくべきことについて紹介します。

プロジェクトに関わる5つの言葉を整理してみる

プロジェクト

プロジェクトについて考えるとき、言葉を正確に理解しておく必要があります。
今回お伝えしたいのは次の5つの言葉です。

「要望」「要求」「要件」「仕様」「設計」

それぞれが別々の階層にあり、話がごちゃ混ぜになって始まり、互いに影響を与えながら進行していきます。
そのため、きちんと理解しておくべきなのです。

①要望:プロジェクトを開始する根本となる動機

どんなプロジェクトでも、要望がないところに始まることはありません。
ほとんどの場合、「クラウドサービスを活用してコストダウンしたい」といった形で、「手段」とセットになって語られることが多いです。

しかし、本当は、要望を発する時点では「どう実現するか」を含む必要はなく、大事なのは「〜を通じて」ではなく、「〜したい」の方であるはずです。
必ず「なりたい結果」に立ち返る必要がありますが、実際にはその整理がなかなかつかないことが多いのです。

②要求:要望をもとにして、正式に依頼する側とされる側の間で明示される情報

依頼をする側とされる側の間に、きちんと「要求」として定義していないことを「当たり前」として相手に求めるのは、後々の認識相違やトラブルのもとになります。

それが費用や工数の伴う社会的行為であるならば、何かが起きた「後」にそれを当たり前と提示するのは、場合によっては重大なルール違反となることもあります。

「当たり前だから話すまでもない」という無意識下の思考は、十分に気をつける必要があります。
おそらく、誰もが一度は経験したことがあるのではないでしょうか。

私自身も、お客様とのやり取りにおいて、当たり前のことだからと説明を省略してしまったがために、後から認識相違が発覚したということがあります。

③要件:要求をかなえるために、製造。実現する内容を明確にすること

「要件定義」というのは、プロジェクトにおける依頼者と受諾者の間をつなぐ大切な行為です。
この部分が「何が欲しいか」と「どう作るか」の境界線となります。

この定義の精度が低いと、着手した後の手戻り、影響範囲が甚大なものになります。
依頼者と受諾者が、特に密に連絡を取り合うべきポイントと言えるでしょう。

④仕様:製造するものに要求する形状、構造、寸法、精度、性能、製造・試験方法等の規程

依頼する側は、無意識に、時として善意で、これをピンポイントで指定してしまうことがあります。

その内容とそもそもの要望や要求に矛盾が含まれていた場合、「仕様が仕様として明確に記述できない」という極めて具体的な作業上の問題が発生します。

依頼者の発した言葉が、要望なのか、仕様なのか。
きちんと区別しておく必要があるのです。

⑤設計:仕上がりの形や構造を図面などによって具体的に表現すること

プロジェクトの、本当の意味でクリティカルな工程はこの「設計」にあります。
何を設計すべきかが正しければ、何の憂いも迷いもなく、最高の仕事をすることができるというもの。

要件について具体的に言語化するのは苦手だが、設計には口を出したい、という人は多いものです。
ものづくりの具体的な作業であり、達成感がある工程なので、心情的にはある程度理解できます。

それらをすることのリスクについては、十分吟味する必要があるのです。

プロジェクトを進める上で知っておきたい3つの法則

プロジェクト

ここからは、プロジェクトを実際に進めていく上で、必要なことであり、知っておきたい法則がありますので見ていきましょう。

第一法則「やったことのない仕事の勝利条件は、事前に決められない」

マイホームを建てるということを例にするならば、建てたことがある人は幸いです。
なぜならば、ある程度、自分が動かす予算規模も、スケジュール感も、とるであろう選択肢の幅についても、経験があり、見通しが立てられるからです。

立地を重視したけれど実際はあまり影響がなかったな、とか、内装には少しコストをかけすぎた、もう少し水回りに予算を使えばよかった、など様々です。

実際に建ててみたことによって、結局どこが一番大事なのか、という最も肝心な勝利条件についても深く考えられるのです。

プロジェクトにおいては、「勝利条件」こそが肝心であり、それが事前には決められないことが、最大の困難となっています。
だからこそ、知恵を絞り、考えうる限りのあらゆる想定をしておくべきです。

第二法則「プロジェクトにおいては、こうあれかしと考えて立案した施策が、想定を超えた結果をもたらす」

プロジェクトにおいて直面する課題には、「資金上の困難」「人的リソースの不足」などがあります。
大事なのは、これらの課題の解決方法です。

「資金が不足している」→「銀行から借り入れをしよう」とか、「モチベーションが低下している」→「人事制度を整えよう」といった具合に、起きている課題への対処を人は考えるものです。

しかし、それがもたらす意図せざる結果については、どうしても事前に深く検討されないようです。

銀行から借り入れを行おうとした結果、その実現にむけて必要な諸準備に時間が割かれてしまう、場合によっては時間を割いたにも関わらず、資金調達が実現しない、なんて結果で終わってしまうこともあります。

常に先を読むこと、複数手を読むことが求められます。

ちなみに、「想定を超えた結果」とは、常にネガティブなものとは限りません。
ダメだと思っていたことが、図らずも成果を生み出すこともあり、それもまたプロジェクトの世界と言えます。

第三法則「プロジェクトの過程における諸施策の結果もたらされる状況は、即座に次の局面における処理条件となり、ときにプロジェクトの勝利条件そのものの変更すらも要求する」

実施した活動の結果が、想定外の効果をもたらし、それは多くの場合、戦いを苦しくするものです。
ただ、時にはかえってそのおかげで、余計なことから気をそらしてくれて、何らかの突破口を作ってくれることもあります。

戦いが苦しい状況で、選択できるオプションがただひとつしかない。
それは一見するととても苦しい状況に見えますが、かえって力を一点に集中するための補助となり、結果、状況を打破する原動力になることもあるのです。

ある局面で、解決施策を実施したことで、結果的に良くない方向へ行ってしまうということがあり、例えば次のような形です。

納期通りに終わらない→プログラマーやテスターを増員する→情報伝達が難しくなる→スケジュールは縮まるどころか、さらなる延長を余儀なくされる→増員した以上はコスト負担を逃れることはかなわない→怒号のもとで全員徹夜・・・

こうなってしまうと、「納期を延長する」という大きな変更が必要になってきてしまうのです。

まとめ:常に計画を見直して、臨機応変な対応をしていこう!

プロジェクト

いかがでしたでしょうか。

プロジェクトがうまくいかない時、うまくいかないことを、自分の能力や努力が不足している、という認識につなげてしまいがちです。
しかし、問題はそこではありません。

当初、想定した計画と比べて、何がどう違うのか、何が遅れていて、何が足りていないのか、一つずつチェックしていく必要があります。
その都度修正し、計画の見直しを欠かさないようにしていきましょう。

プロジェクトは、そもそも「思った通りにいかないようにできている」と本書には書かれています。
だからこそ、常に現状を把握し、臨機応変に対応することが大切になってきます。

書籍『予定通りに進まないプロジェクトの進め方』を片手に、難易度の高いプロジェクトにも怖気付くことなく、挑んでいただければと思います。

shimoda

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職業:エンジニア。 日々、電子回路と格闘中。 音楽ライブ、映画鑑賞、読書、恐竜が好き。 気になったらとりあえずやってみる。 広く、浅く、ときどき深く。 新し...

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