報告書作成が苦手な人必見!「素材」集めのコツを知ればすぐに書ける!

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報告書作成に苦手意識を持っていませんか?

こんにちは!
ライターのshimodaです。

今のご時世、リモートワークの方も増え、在宅でどのように業務を進めているか等を上司にきちんと伝えるために報告書を作成する方も多いのではないでしょうか。

もちろん他にも、仕事を進める上で様々な文書を作成しているはずです。

議事録、日報、稟議書、提案書、計画書、指導書、依頼書…。

これらの情報をどれだけ正確に分かりやすく伝えられるか、というのが重要になってきます。

さて、あなたは文書を作成するにあたり、どのような流れで書いていますか?
もし、まっさらな状態からいきなり文章を書こうとして上手くいかないのであれば、やり方を変えるべきでしょう。

文章を書くことに慣れているライターでもない限り、それはかなり難しいことです。

そうは言っても文書作成という作業は、どんな仕事にも常について回ってくるものです。
やらなきゃいけないのであれば、少しでもスムーズに書けるようになりたいですよね?

そこで今回は、報告書を作成する上で必要なことについてお伝えしていきます。
日々、報告書の作成に苦労している方、何度も修正を求められる方などは、ぜひ最後までご覧ください。

報告書の文章は小さな「素材」の集まり

メモ

文章を書く際には、とにかく「素材」集めが大事です。
「素材」は多ければ多いほど、文章を書きやすくなります。
なぜなら、様々な「素材」を組み合わせることで、文章は出来上がっていくからです。

特にビジネス文書に関して言えば、求められているのは文章力だったり表現力ではありません。
内容そのものが最も大事なのです。

では、「素材」とは具体的にどのようなものなのでしょうか。

報告書を読んだ時に、上司が状況を正確に理解できることが必要になります。
そのための「素材」があれば良いということです。
よって、

「素材」=「事実」「数字」「エピソード」

ということになります。

「素材」が読み手の理解を深める

報告書の事例

どんなものが良い「素材」なのか、具体的な例を挙げてみましょう。

「当社はいい会社です」

この文章を読んで、どんな会社なのか想像できますか?
あまりにざっくりとした紹介にしか感じませんよね。

では、いい会社というのを「立派な会社」「素晴らしい会社」と言えば良いのでしょうか。
これでは、ただ言い換えただけで伝わることはほとんど変わりません。

そうするよりも、「ここ10年間売り上げが伸び続けている会社」「この3年、社員は1人も辞めていない」という風に書いたほうが、会社へのイメージが湧きやすいですよね。

先ほど述べたように、「事実」「数字」「エピソード」が入っていることにより、読み手の理解は格段に高まります。

「素材」に注目して、メモをしっかりと残しておけば、長い文章を作成することになっても困ることはありません。
報告書作成が憂鬱になるのは、本来取っておくべき「素材」メモが圧倒的に不足しているからです。

人間はとにかく忘れる生き物です。
必要と感じたことは躊躇なくメモを取って、「素材」の蓄積に徹してください。

報告書作成に必要な「素材」集めのコツとは?

面談

ここまでの内容で、どんな「素材」が必要なのかは理解していただけたでしょう。
では、実際どう考えて、どのように集めれば良いのでしょうか?

今回紹介する「素材」集めのコツは2つあります。
実際に詳しく見ていきましょう。

「素材」集めのコツ①「目的」と「読み手」を常に意識する

読み手

「目的」と「読み手」は常に確認しておくことが大切です。
例えば、出張報告書を作成するとします。

「目的」と言っても様々なことがありますよね。
部内での情報共有であったり、上司が部下の仕事の状況を把握するため、はたまた役員会議で説明するためなど、多岐に渡ります。

「目的」によって、当然必要な情報は変わってきますので、それに合わせた「素材」集めをしなくてはいけません。

また、「読み手」についても、同僚や先輩、上司、役員など、様々な場面が考えられます。
同僚向けに作成した報告書が、実際は役員会議に出すものだったなんてことになったら、かなり問題になりますよね。

「目的」と「読み手」をしっかり把握しておけば、どんな「素材」が必要なのかということに意識が向きます。
どんな内容をメモしてこないといけないかということを、事前にシミュレーションできます。

イメージできるようになることで、情報の取捨選択がスムーズにでき、的確な「素材」が集められます。

「素材」集めのコツ②「聞いたこと」と「見たこと」をメモする

見る

長い文章を書く際の「素材」を集める方法の一つに、実際に現地でのヒアリングがあります。
例えば、取引先へ訪問をして、お客様に話を伺うということですよね。

話の中で自分が知りたいことを投げかけ、必要な「素材」をピックアップしていく形になります。

場合によっては、資料やパンフレットを受け取ることもありますが、誰でも手に入れられるような資料やパンフレットを基に「素材」を引き出すようでは、わざわざ現地へ出向く意味がありません。

ですから、現地で聞いた生の話を上手く活用することが重要です。
繰り返しになりますが、人間はすぐに忘れるので、都度メモをとるようにしてください。

さて、情報は耳から入ってくるものだけがすべてでしょうか?
もちろん違いますよね。

「素材」としてもう一つ大事なことは「見たこと」です。
「聞いたこと」に加えて、「見たこと」も漏れなくメモを取っておくようにしましょう。

前項で述べた通り、「読み手」を意識する必要があります。
実際に出張先を訪問した時には、様々なことを目にします。

職場の雰囲気が良いと感じたのなら、何を見てそう思ったのか。
例えば、作業の手を止めて笑顔で挨拶してくれたとか。
あるいは、社員同士の活発な会話がなされていたとか。

「見たこと」をできる限りたくさんメモしておき、そのまま「素材」として報告書に盛り込むことで、当時の状況が「読み手」へリアルに伝わります。
「聞いたこと」と「見たこと」を組み合わせることで、報告書に臨場感を加えることができるのです。

まとめ:「素材」集めを徹底すれば、苦手な報告書作成も簡単にできる!

報告書作成

いかがでしたでしょうか。

今回は報告書作成に必要な「素材」集めについてお伝えしてきました。
改めて、そのコツについてまとめます。

・「目的」と「読み手」を常に意識する
・「聞いたこと」と「見たこと」をメモする

話を聞く現場において、どれだけたくさんの「素材」を見つけられるか、それらをこぼさずメモできるかが大切です。

それらはすべて報告書を作成し、情報を社内へ展開することに繋がります。
「素材」集めのコツを常に頭に入れておき、活用していただければと思います。

 

参考:

・報告書がイマイチな人はメモのコツを知らない | 東洋経済オンライン

・『メモ活』 著者:上阪 徹 出版社:学研プラス

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職業:エンジニア。 日々、電子回路と格闘中。 音楽ライブ、映画鑑賞、読書、恐竜が好き。 気になったらとりあえずやってみる。 広く、浅く、ときどき深く。 新し...

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