電話対応で緊張してしまう人へ!タイプ別の理由&克服方法をご紹介!

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キャリア

電話対応が苦手な人は意外と多い

こんにちは!
ライターのshimodaです。

突然ですが、あなたは電話をかけたり出たりするのは得意ですか?
仕事の時とプライベートの時では、それぞれ違うかもしれませんが、特に仕事上の電話対応については苦手な人が意外と多かったりします。

セゾン自動車火災保険株式会社が20〜60代を対象に実施したアンケート調査によると、約4割の人が電話に対するストレスを感じているというのです。
(アンケート調査の詳細はこちら)

電話恐怖症の割合

近年ではコミュニケーションを取るためのツールが多様化し、昔に比べて電話を使うことは減っているかもしれません。

とはいえ、仕事における電話対応の機会は多々ありますので、苦手だからという理由で対応しないわけにはいきません。

そこで、今回は電話に対してなぜ緊張してしまうのか、どうすれば苦手意識を克服できるのか、ということについてお伝えしていきます。

ぜひ最後までご覧ください!

電話をする時に緊張してしまうのはなぜ?

なぜ

まずは、なぜ電話をする時に緊張してしまうのかということについてです。

今回は電話が苦手な人を3つのタイプに分けて、それぞれについて説明していきます。
自分はどのタイプなのか考えながら読んでみてください!

タイプ①必要以上に周りを気にしてしまう

このタイプの場合、自意識過剰や完璧主義という性格の方が多い傾向にあります。

こういった方は、仕事において「最初から最後まできちんとする必要がある」「業務を完璧にこなさなければいけない」と思ってしまいがちです。

そのため、いざ電話対応をしようとすると、

「電話している状態を周りの人はどうみているのだろうか」
「自分が電話している内容を聞かれるのが恥ずかしい」

というようなことを思ってしまうのです。

常にうまく話せているか気にしてしまい、肝心の電話に集中できず聞き漏らしたり、ずれたことを言ってしまったりということになってしまうのです。

電話対応で大事なのは、相手の話す内容を正確に聞き取り、自分が伝えるべきことをしっかり話すということです。

このタイプの方はそれができておらず、相手よりも自分のことを優先してしまっているのです。

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タイプ②リアルタイムに返答することが苦手

次のタイプはいわゆる人見知りで、人と話すのが苦手と思っている方です。

周りにいる親しい人との会話は問題なくできる一方、仕事上の人や初対面の人となると、急に緊張してしまい何を話していいかわからなくなってしまうのです。

内向きで、自分に自信が持てないという正確の方ですね。

「話をどう切り出せばいいのだろうか」
「聞かれても自分にはわからないことだったらどうしよう」

このように考えてしまいがちです。
用事があって電話するのですから、話す内容は基本的に決まっています。

それでも、知らない人と話すことへの抵抗感が無意識にあるということです。
仕事として割り切ることができれば、そこまで緊張することはないかもしれませんが、なかなか難しいところです。

タイプ③電話対応経験がそもそも少ない

最近では、携帯電話の普及が目まぐるしく、家に固定電話がなかったという人もいるのです。

家にかかってきた電話に出て、親に取り次ぐなんていうケースはよくありましたが、固定電話がないとそう言った機会もありません。

そのため、中には固定電話の使い方がわからないという人もいるようです。

また、連絡手段としてもメールやLINEなど、文字でやり取りすることが大半なため、電話がかかってきただけで「何か大変なことが起きたのか?」なんて思ってしまうこともあるのです。

そのような方は、

「電話に出るだけならいいけど、ちゃんと取り次げるかな」
「操作を間違えて、途中で切れてしまったりしないかな」

というようなことを考えています。

そもそも電話をする機会が少ないが故に、自然と苦手意識を持ってしまったということになります。
今の時代がそうさせてしまったのかなと思うところです。

電話に対する苦手意識を克服する方法

解決

ここからは、電話に対する苦手意識を克服する方法についてお話しします。
前述したそれぞれのタイプごとにお伝えしていきます!

克服法①必要以上に周りを気にしてしまう方向け

(1)電話対応の流れをマニュアル化する
克服法の一つは、電話の流れを完全にマニュアル化してしまうことです。
「話そうとしても言葉に詰まってしまう」「電話の話始めをどうすれば良いかわからない」という場合に、非常に有効です。

話の進め方のベースがあることで、電話対応への壁は一気に下がります。
業務ごとに、話の流れというのはある程度決まっているはずなので、それぞれについてマニュアルを作ってみてください。

これによりスムーズに話を進めることができるようになり、苦手意識を払拭することができるのです。

(2)電話相手のことを常に最優先に考える
とにかく自意識を一旦捨てましょう。
少し大袈裟に聞こえるかもしれませんが、一番大切なのは、電話先の相手のことをどれだけ真剣に考えられるかということです。

自分からかけたなら、相手に用件がわかりやすく伝わるように、かかってきた場合は、相手の用件を正確に聞き取るようにします。
いつでも相手を主に考えたいところです。

正確に理解できていないまま曖昧に電話を終わらせるより、つたないやり取りでも、真剣に聞こうとしている姿勢が相手に伝わることが一番なのです。

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克服法②リアルタイムに返答することが苦手な方向け

(1)電話が上手い人の真似をする
職場内で、電話対応が上手い人って大抵いますよね。
耳をすましてやり取りを聞き、いいなと思うやり方はどんどん使ってみましょう。

声の高さだったり、会話中の間の取り方など、ちょっとした違いで相手の反応も変わったりします。

電話先の相手が元気の良い声だった場合、自分もつられて声のトーンが上がるなんて経験もあると思います。

そういった細かな技であったり、よく使う決まり文句などをチェックしてみるものありでしょう。

(2)人と話す機会を増やす
普段から人と話すことに慣れていたほうが良いでしょう。
周りの人との挨拶やちょっとした会話などを心がけてください。

実際のところ、人は自分が思っているほど他人のことを意識していないものです。
人と話す機会を増やすことで、他人と話すことへの抵抗感は確実に薄れていきます。

電話先の相手も人間ですから、こちらが自信なさげな話し方をすれば、自然とそれは伝わってしまいます。

コミュニケーションをたくさん取り、苦手を克服していきましょう。

克服法③電話対応経験がそもそも少ない

(1)とにかく電話対応の数をこなす
これが一番の克服法となるでしょう。
経験が少ないのであれば、増やすしかありません。

「うまくできるかな…」と考えてる時間があるのなら、電話が鳴ったらすぐに取ったり、必要な電話はどんどんかけるなど、積極的に場数を踏み、自信を付けることが大事です。

まとめ:電話対応の数をこなし、苦手意識を克服していきましょう!

克服

いかがでしたでしょうか。

今回は電話対応が苦手なタイプ別に、その克服法をご紹介してきました。
タイプ別の克服法を改めてまとめておきます。

①必要以上に周りを気にしてしまうタイプ
 →(1)電話対応の流れをマニュアル化する
  (2)電話相手のことを常に最優先に考える
②リアルタイムに返答することが苦手なタイプ
 →(1)電話が上手い人の真似をする
  (2)人と話す機会を増やす
③電話対応経験がそもそも少ないタイプ
 →(1)とにかく電話対応の数をこなす

人間誰しも、何かしら苦手なことはあります。
それに対して悲観的になるのではなく、どうすれば得意になれるのかとプラスに考えるようにしましょう。

電話対応はとにかく場数を踏むことで慣れていき、自信を持って対応できるようになっていきます。
紹介してきた内容をもとに、苦手なことは早い段階で克服してしまいましょう。

どんな電話でも対応できるようになっておけば、やり取りできる相手の範囲も広がり、仕事のステップアップもしやすくなります。

本記事が少しでもあなたのお役に立てれば幸いです。

shimoda

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職業:エンジニア。 日々、電子回路と格闘中。 音楽ライブ、映画鑑賞、読書、恐竜が好き。 気になったらとりあえずやってみる。 広く、浅く、ときどき深く。 新し...

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