仕事を先延ばしにしてしまう原因って?とっておきの改善方法をご紹介!

先延ばし
キャリア

先延ばしをやめたい人はたくさんいる

こんにちは!
ライターのshimodaです。

良くないなと思いながらも、ついついやってしまう仕事の先延ばし。
あなたも身に覚えはありませんか?

習慣化コンサルタントの古川武士氏の著書『新しい自分に生まれ変わる やめる習慣』の冒頭に、「やめたい習慣ランキング」というものが書かれています。

第3位までの結果は次の通りです。

第1位 嫌なことを先延ばしする(51人)
第2位 ネットやスマホに依存している(43人)
第3位 つい食べ過ぎてしまう(24人)

これは、複数回答可という条件の下、100人がアンケートに回答したものです。(4位以下もあります)

この結果から、世の中の半数は何かしら先延ばしにしているということになります。

仕事を先延ばしにすることで、一時的には楽になるかもしれません。
しかし、後々苦労するのは他でもないあなた自身です。

先延ばしにした結果、納期が迫ってきた時の焦りは大きいもので、深夜遅くまで残業せざるを得ない状況になります。

そうなると、身体的にも精神的にも参ってしまい、良くありません。

限りある時間を有効に使い、生産性を向上させるためにも、仕事の先延ばしはやめたいところです。

今回は、仕事の先延ばしをなかなかやめられない人向けに、後回しにしてしまう原因と、それをどのように改善すれば良いか、ということについてお伝えします。

ぜひ最後までご覧ください。

先延ばしにしてしまうのはなぜ?

なぜ

さて、人はなぜ仕事を先延ばしにしてしまうのでしょうか。

大変な仕事であればあるほど、早く手をつけておきたいところ。
しかし、それにも関わらず、先延ばしにしてしまう人は多いものです。

主な原因として、次のようなことが挙げられます。

・好きではないことはやりたくない
・失敗やストレスを経験したくない
・まだ時間があると余裕を持ってしまう

先延ばしにする理由の中でも特に多いのが、一番目の内容です。
自分にとって嫌な仕事や面倒に感じる仕事は、どうしたって後回しにしがちです。

簡単なことや楽しいことはすぐに取り掛かることができても、好きでない仕事にはなかなか前向きになれないのが正直なところですよね。

また、自分にとってストレスを感じる仕事を避けたいという気持ちも、先延ばしにする原因の一つです。
失敗することを恐れて行動できないというケースもあります。

きっちり集中して取り組む必要のある仕事や、お客様からのクレーム対応などストレスを強く感じるような仕事においても、なかなか作業に取りかかれないということになります。

さらに、納期に余裕があり、急ぎで対応する必要性がない仕事については、すぐに取り掛かろうとは思わないですよね。

そのまま放置してしまった結果、納期直前になって慌てて動き出すという場合もあります。

「時間に余裕がある段階から少しずつ進めていれば良かったのに…」と、後になって後悔することもあります。

これらが良くないことは、誰もが分かっていることです。
先延ばしにする原因は人によって様々ですが、ネガティブな内容ばかりです。

まずは、自分がなぜ先延ばしにしてしまうのかを知ることが大切です。

次章では、これらを改善するための方法を紹介していきます。

先延ばし癖を治すための4つの方法

解決策

実際にどうすれば先延ばしする癖を治していけるのか。
具体的な方法を4つ紹介します。

どれも意外とシンプルなものですが、思いついても行動できていないことかもしれません。
自分にできそうなことがあれば早速実践してみてください。

方法① やるべきことを分解して行動しやすくする

やるべきことの中には、細かなタスクがたくさんあったりします。

例えば、製品カタログを作るという業務があったとしましょう。
言葉にすればたった一言なのですが、実際には、

・製品の特徴を洗い出す
・製品写真を撮る
・謳い文句を考える
・紙面の構成を考える
・校正する
・製本する

というように、やることが細かく浮かび上がってきます。

これらを一気にやろうとすると、ボリュームがあるため気が重くなってしまいます。
ですから、

「今日は製品の資料集めに集中しよう」
「文章と紙面の構成を考えたら、残りは明日やろう」

などと、細かく区切って日程を考えれば、気負うことなく進められます。

まずは、やるべき業務を分解して、自分でやれる範囲ごとに区切っていくことが大切です。

方法② 締め切りの前に締め切りを設定

締め切りを2段階に設定することも、仕事を先延ばしにしないための方法の一つです。

イギリスの歴史学者・政治学者であるシリル・ノースコート・パーキンソン氏が著作『パーキンソンの法則:進歩の追求』の中で、次のように提唱しています。

「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」

例えば、1時間の会議が設定された時、会議の目的達成に関わらず、1時間ちょうどまで会議が行われるということです。

人は、時間があればあるほど、仕事に時間をかけてしまいます。
本来かかる時間よりも多くの時間を費やすのは無駄でしかありません。

ですから、元々の締め切りに対して、それよりも前に締め切りを設定し、それまでにやる作業を決めることにより、仕事を後回しにするのを防ぐことができるのです。

スケジュール

方法③ 休憩時間をきちんとスケジュールに入れる

意外と思われる方もいるかもしれませんが、これはとても大事なことです。
どうしても、やるべきことにばかり目がいき、あれもこれもと予定を詰め込んでしまうこともあるでしょう。

ある程度自分自身に負荷をかけ、追い込むというのも効果的ではありますが、やり過ぎてしまうと逆効果になってしまいます。

そのため、休憩は適度にとる必要があります。

ポイントは、その時の気分で休むのではなく、最初から休憩時間を考慮してスケジュールを組むことです。

気分重視で休んでしまうと、「まだ大丈夫」「あと数分だけ」と、だらだら休憩時間が伸びてしまいます。

一方で、初めから休憩時間が決まっていれば、余計に休むということにはなりにくいですし、「休憩時間まで頑張ろう」というモチベーションにもなるので効果的です。

効率を上げ、予期せぬ事態にも臨機応変に対応できるよう、定期的な休憩時間を考慮してスケジュールを立てるようにしましょう。

方法④ 5分で良いからやってみる

人は何かと理由を付けて、やりたくないことを避けようとします。

そのため、業務に取り掛かろうとする時が最も労力を必要とするのです。

その時の感情に支配されずに、何でも良いのでその業務に関わることに手を付けるというのが重要です。

以前の記事にも書きましたが、行動の最初の一歩を踏み込めさえすれば、そのまま波に乗るようにスムーズに進むことが可能となります

まず手を付けたら、そのまま5分間はやり続けてください。
余程のことがない限り、スムーズに業務は続けられるはずです。

一番のハードルは、業務に取り掛かるキッカケの部分ですので、そこをクリアすれば一気に先へ進められるのです。

まとめ:自分に合う方法を実践して先延ばし思考を改善しよう!

改善

いかがでしたでしょうか。

今回は、仕事を先延ばしにしてしまう原因と改善方法を紹介してきました。

改めて、先延ばし癖を治す4つの方法をまとめておきます。

①やるべきことを分解して行動しやすくする
②締め切りの前に締め切りを設定
③休憩時間をきちんとスケジュールに入れる
④5分で良いからやってみる

それぞれ適切なタイミングや、人によって合う合わないがありますので、自分に最適な方法を見つけて実践してみてください。

先延ばし癖を改善できれば、限りある時間を有効に使い、生産性を向上させることができます。

今後のさらなる成長に繋がりますので、早速行動に移していきましょう!

shimoda

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職業:エンジニア。 日々、電子回路と格闘中。 音楽ライブ、映画鑑賞、読書、恐竜が好き。 気になったらとりあえずやってみる。 広く、浅く、ときどき深く。 新し...

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