アマゾンに学ぶ！ムダがなく、内容の伝わる会議資料の作り方とは？

普段の会議ではどんな資料を使っていますか？

こんにちは！
ライターのshimodaです。

仕事において、情報を共有する場となっているのが会議です。
そんな会議でプレゼンテーションを任された時に必要となるのが、スクリーンに映すスライドや参加者に配布する資料の作成です。

発表内容を正しく理解してもらうためにも、大変重要な書類ですよね。
しかし、実際には以下のように会議資料の作成に苦戦している方も多いのではないでしょうか。

・ムダに時間をかけてしまう
・わかりやすい資料をうまく作れない
・自分の意図したこととは異なる形で内容が伝わってしまう

そこで、今回は世界的に有名な企業であるアマゾンが実施する独自のルールを参考にしつつ、会議資料作成に必要なポイントをお伝えしていきます。

ぜひ最後までご覧ください。

アマゾンの会議ではパワポ禁止？

今回参考にした書籍は、『amazonのすごい会議：ジェフ・ベゾスが生んだマネジメントの技法』です。

著者は、佐藤将之氏。
株式会社セガ・エンタープライゼスを経て、アマゾンジャパンの立ち上げメンバーとして2000年7月に入社しました。

サプライチェーン、書籍仕入れ部門を経て、2005年よりオペレーション部門に所属し、2016年に退社するまで、ディレクターとして国内最大級の物流ネットワークの発展に寄与した方です。

さて、会議資料のよくある形として挙げられるのが、「パワーポイント」ですよね。
要点を並べ、プロジェクターに映しながら説明をしていくというスタイルは、シンプルでわかりやすく多くの企業や団体で使われています。

ところがアマゾンでは、「パワーポイント」を利用していたり、「箇条書き」での会議資料を見ることはありません。
なぜかというと、アマゾンでは会議資料を「文章形式で書く」というルールがあるからです。

基本的に「ワード」で作成され、会議の時に配布されます。
文章形式の資料が主流というのは、少し意外な話ですよね。

さらに、この資料は基本的に会議時に配布され、会議の冒頭数十分は資料の黙読をする時間に充てられるといいます。
この理由は、資料作成の必須条件として「その場で読んですぐに理解できる文章を書く」となっているからなのです。

会議資料作成時のポイントをご紹介！

会議資料作成時のポイントはシンプルです。

「誰でも」
「いつでも」
「正しく伝わる」

以上の3つがキーワードなのですが、実際にはなかなかできていません。
では、どうすれば良いのか？

アマゾンにおいてパワーポイントや箇条書きが禁止されている理由から、その答えは自ずと見えてきます。
それは、箇条書きにした場合、人によって解釈の違いが生じやすいからです。

発表者は、行間に様々な思いや考えを埋め込んで説明することが多いです。
その上、発表を聞いている側もそれぞれの立場での解釈というものがどうしてもありますよね。

実際、1週間前に行われた会議の内容を詳細に思い出すことは難しくありませんか？
その補足が、箇条書きのパワーポイントと資料に手書きされたメモだけでは、発表者の意図を正確に再現することはできません。

時間が経ってから思い出そうとすれば、「たしか、こんな感じの内容だったよな」となってしまいます。

このような誤解は、最初は小さなブレだったとしても、時間の経過とそれぞれの人の考え方によって、大きな解釈のズレが生じてしまうのです。

それによって、最終的なアウトプットが大きく変わってしまい、本来の目的が達成できないという結果になってしまうということも考えられます。

「誰でも」「いつでも」「正しく伝わる」資料を作ろうとするなら、「箇条書き」＋「補足」という形で資料を作ることで解決します。

箇条書きはあくまで目次のような意味合いにしておき、それぞれ別のスライドに分けて詳細を書くようにすれば、解釈が異なるということにはなりません。

アマゾンのように、パワーポイントを禁止にしなくても、書き方を工夫することでより伝わりやすい資料を作ることは可能なのです。

資料は見た目ではなく中身が大事！

箇条書きで作られたスライドは、見た目がシンプルでわかりやすいとその場では思いますが、前述した通り、後から振り返ると人によって解釈が異なるという問題が出てきてしまいます。

会議の資料で重要なのは、伝えたい話が発表している時でも、後からでも同じように把握できることです。

そういう意味では、例えばパワーポイントの資料においてアニメーションを多用するのもあまり良くないのではないでしょうか。

観る者の興味を引き付けるという意味では効果的で、一般向けの発表時にはオススメできます。
ただ、社内会議においては関係者が観ている訳ですから、凝った演出は必要ありません。

アニメーションの作成に時間をかけることがムダな作業ということにもなってしまいます。

そして、もう一つ。
パワーポイントで箇条書きの資料というのは、比較的容易にすぐ作れます。

枚数をあまり気にせずスライドに言葉を並べていき、会議本番に口頭で付け加えることも可能ですし、途中で省くことも可能です。

あまり良い言い方ではありませんが、多少手を抜いても本番にどうにか取り繕えてしまうということになります。
それが結果的に、意図していることがうまく伝わらない原因になります。

一方で、箇条書きと文章を組み合わせた資料を作成しようとすると、通して見た時に辻褄が合わない部分が出てこないように、きちんと整合性をとる必要があります。

吟味を重ねて、正しく情報が伝わるようにと考えるようになります。

資料作成というのは、そのこと自体が目的になってしまうのはおかしな話ですから、何のために作る資料なのかもう一度思い返して進めるのが大切なのです。

まとめ：ポイントを理解し、資料の準備は念入りに！

いかがでしたでしょうか。

改めて、会議資料作成のポイントは次の通りです。

「誰でも」
「いつでも」
「正しく伝わる」

とにかく、誰が見ても内容がわかる資料がベストなのです。

自分が発表を聞く側の視点になった上で、再度確認してみてください。

ムダがなく、中身が正確に伝わる資料作成能力は、あらゆるところで役に立ちますので、ぜひ身に付けていただければと思います。