4つのポイントを抑えることで、あなたも今日から断り上手に！
断ることが苦手で、つい誘いに乗ってしまうことはありませんか？
こんにちは！
ライターのshimodaです。
先日、「人生を豊かにするために自分の時間をどう確保するか」というテーマの記事を書きました。
その中で、時には誘いを断ることも大切ということをお話ししました。
実際、誰もが簡単に人からの誘いを断れるかといえば、そうではありませんよね。
誘いを断るのは、相手を否定するような気になり、なんとなく後ろめたいと思ってしまう方もいるでしょう。
しかし、相手に悪い印象を与えたくないからと無理に誘いに乗ってしまうと、翌日の大事なプレゼンに万全な状態で臨めなかったり、家でやりたいことができずにストレスを溜め込んでしまったりと、あまり良いことはありません。
そこで、今回は「相手に不快な思いをさせずに上手に断るためのポイント」についてお伝えしていきます。
円滑な人間関係をキープしていきたい、適度に自分の時間を作って余裕のある日々を送りたいという方は、ぜひ最後までご覧ください。
相手を不快にさせず上手に断るための4つのポイント
「断る」という行為自体で、相手に悪い印象を持たれてしまうかといえば、そんなことはありません。
あくまでも相手への「断り方」が重要になります。
早速、4つのポイントを一気にご紹介します。
①断る理由を明確にする
②感謝と残念に思う気持ちを伝える
③ただ断るのではなく代替案を提示する
④誘われた時はとにかく早めのレスポンス
では、具体的な内容を一つずつ解説していきます。
ポイント①断る理由を明確にする
せっかく声を掛けていただいたのですから、相手からのお誘いや依頼に対してお断りする場合、可能な限り参加できない理由を素直に伝えることが大切です。
具体的な理由をありのまま伝えることは、相手にも自分にとっても余計な負担にならない最もスマートな方法と言えます。
「今週は大事な会議があって、その準備に時間を使いたい」
「その日は家族との約束があるので」
このように予定を明確にすることで、相手にも行けない理由が伝わりやすいのです。
また、親しい関係の友人などに対しては、
「正直に言うと、今ちょっと節約中で…」
「人数が多い集まりは得意じゃないんだよね…」
という風に、より踏み込んだ理由を伝えることで、人柄が分かっているからこそ分かってもらえるということもあるでしょう。
断り文句については、ある程度具体的なほうが信憑性もあって伝わりやすいのですが、あまりにも現実的ではない理由や説明が長くなり過ぎてしまうと、嘘っぽい印象を与えてしまう可能性もあります。
変に言い訳として捉えられ、逆効果になってしまう場合もあるので、理由を話す時は簡潔に済ませるようにしてください。
ポイント②感謝と残念に思う気持ちを伝える
仕事を依頼していただいたり、遊びに誘ってもらったりするということは、どちらも相手が自分を必要としてくれているからこそなのです。
ですから、やむを得ない理由で依頼やお誘いを断らなければいけない場合でも、「声を掛けてくれてありがとう」と感謝の気持ち伝えることが大切です。
さらに、ありがとうの気持ちと共に伝えたいのが、誘いに応えられず残念に思う気持ちです。
「とても行きたいのだけれど、どうしても外せない用事があって…」
「今回は厳しいけれど、別の機会に誘ってくれたら嬉しい」
誘った側の人からしても、行けなくて残念だということを言われると、断られていても悪い気はあまりしないと思います。
お礼の一言があれば、「誘ったこと自体は喜んでくれたんだな」とポジティブに捉えてくれます。
そして、せっかくのお誘いなのに残念という気持ちを伝えることで、「今回は無理なんだろうけど、残念がってたし、また次も誘ってみようかな」と次回のお誘いにも繋がるのです。
感謝というのは、人と接する上で最も基本的なことですから、確実に伝えるようにしましょう。
ポイント③ただ断るのではなく代替え案を提示する
何か仕事を依頼された時に「それはできません」、遊びなどに誘われた時に「行けません」と、それぞれ一言で返してしまうのは良くありません。
逆の立場になって考えてみてください。
自分から相手に何かを依頼したり誘ったりした時に、ただ「できない」「行けない」と言われて良い気持ちはしませんよね。
一言で返すというのは、相手にぶっきらぼうな印象を与えてしまうのです。
相手への気遣いという意味でも、ただ「NO」と言うのではなく、プラスアルファで代替案を提示するのがベストです。
例えば、仕事において急な依頼を受けた時、「本日は業務が手一杯で難しそうです。〇〇日までお時間をいただければ対応可能ですがいかがでしょう？」と、納期を変更する形でお伺いを立てます。
そうすれば、業務が立て込んでいるという理由ですぐにはできないことも分かりますし、時間があればやってもらえると相手に伝わるので、お互い嫌な気持ちにはなりません。
また、飲み会のお誘いの場合、「今夜は残念ながら参加できなくて…また今度、別のタイミングで〇〇が美味しいお店教えてください！」と返します。
このように、次の提案をすることで、相手も「この人、行く気はあるんだな。いい店あったら誘おう」となり、相手に自分のニーズを伝えることもできますね。
ただ断って終わりという思考になりがちですが、常に相手のことを考えて代替案を提示することで、自分にとっても相手にとってもマイナスになることはなくなるのです。
ポイント④誘われた時はとにかく早めのレスポンス
依頼やお誘いを受けた時、すぐに返事をすることができないという場合もあるでしょう。
他の予定との兼ね合いがあったり、体調的に不安があったりと、理由は様々だと思います。
一方、依頼やお誘いをした側としては、仕事の調整やお店の予約など、返答がないと進められなくなってしまう内容もあります。
そのため、まず一報として、すぐに参加の可否を回答できない理由といつまでに返事をしますということを伝えるのが良いでしょう。
できる限り具体的に、状況を早めに伝えることが大事なのです。
もし、「今回は厳しそうだな」と感じた場合には、先延ばしにすることなく早めに返答しましょう。
相手のほうも、別の人を誘ったり、日程を再調整するなどの対応が早めにできますからね。
相手は自分の返事を待ってくれているのですから、余計な手間をかけさせず、相手を気遣うことを常に心掛けてください。
まとめ：断ることは悪いことではない！
いかがでしたでしょうか。
相手から誘いを受けるというのは、良くあることだと思います。
それら全てに合わせて行動するというのは、それこそストレスになってしまいます。
相手のことを考えて断ることができていれば、それによって人間関係に支障をきたすなどということはありません。
断ることは悪いことではないのです。
慣例的に行われている職場の飲み会など、上司や先輩が一方的に話して終わるような会合には、無理に参加しなくても良いでしょう。
なぜなら、その時間があまりプラスになるとは言えないからです。
一方、私たち20代の若者としては、自分にとって成長に繋がるような場には、積極的に参加してみてください。
例えば、結果を出している人や尊敬できる人、将来的にこうなりたいと思える人からの誘いには、自分のスケジュールをずらしてでも行くべきです。
普段から、誘われた場に行く目的を明確にしておきましょう。
「断り方」をきちんと知っていて、それを実践していくことが大切です。
最後に、上手に断るための4つのポイントを改めてまとめておきます。
①断る理由を明確にする
②感謝と残念に思う気持ちを伝える
③ただ断るのではなく代替案を提示する
④誘われた時はとにかく早めのレスポンス
これまで、断ることが苦手と思っていた方も、これらのポイントを頭に入れて、実践していただければと思います。
常に相手を気遣う気持ちを忘れないでくださいね。
参考
・｢断る｣のがヘタな人とうまい人の決定的な差 | 東洋経済オンライン
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