メールでわかる仕事能力！あなたの対応は大丈夫？

メールの返信、タイムリーにできていますか？

こんにちは！
ライターのshimodaです。

突然ですが質問です。
自分宛に送られてきたメールに対する返信の速さを気にしていますか？

これに対して、「はい」と答えた人は問題ありません。
十分に能力があり、仕事をきちんとこなしている方です。

一方、「いいえ」と答えてしまった人は、周りから仕事ができない人と思われているかもしれません。

お客様へのメール対応が遅いということは、クレームに繋がったり、会社の信用度を下げる要因となってしまいます。

メールを送ってくるということは、何かしら伝えたいことがあるわけですよね。

それに対して何も返答がない場合、相手は不安になります。

仮に、こちらに非がある要件に関して問い合わせが来ているにも関わらず、数日間ほったらかしにしようものなら、相手は確実に怒りますよね。

怒るならまだ良いほうで、最悪の場合は見限られてしまうかもしれないのです。

会社に勤めている場合、お客様とのやり取りの際、相手からはその会社の代表として見られているのですから、個人の問題では済まなくなってしまいます。

そこで今回は、改めてメール対応が遅いことのデメリットについて整理し、メール対応で気を付けたいポイントについてご紹介します。

ぜひ、最後までご覧ください。

メール対応が遅いことのデメリット

メール対応が遅いことのデメリットはいくつもあります。

ただ遅いということだけで様々な不利益を被ることになります。

まず、デメリットの1つ目は、返信がないと軽く見られていると思われてしまうことです。

返信が遅くなればなるほど、相手の気持ちはどうしても悪い方に傾いてしまいます。

中でもプライドの高いようなタイプのお客様ですと、返信がないことに対して「自分を軽く見られているのでは？」という苛立ちであったり、不信感を抱いてしまう可能性も。

自分が同じような立場になった時のことを考えてみてください。

例えば購入した製品について聞きたいことがあって、問い合わせをしたのになかなか返信が来ないともなれば、自然とイライラしてしまいます。

反応がないというのは人を不安にさせてしまうので、注意が必要ですね。

デメリットの2つ目は、返信抜けが発生してしまうことです。

要は、返信を忘れてしまい、気付いた時には大変な状況になっているというようなことです。

仕事をしていれば、常に様々なメールを受け、どんどん埋もれていってしまうものです。

メール対応が遅いと、人によっては「この人は仕事も遅いのではないだろうか？」と思うかもしれません。

こういった相手からの印象というのは厄介なもので、一旦思われてしまうと払拭することが難しくなってしまいます。

顔が見えず、メッセージでのやり取りしかない場合、メールが相手の能力を見る唯一の手段になるのです。

悪い印象を持たれたくはありませんよね。

だからこそ、メール対応のスピードが重要になってくるのです。

メール対応で気を付けたいポイント

ここからは、メール対応で気を付けたいポイントについて見ていきましょう。

仕事ができる人はメール対応も速い人が多いです。

こういったことは、様々なビジネス関係の書籍や記事に書かれていることです。

では、具体的にどのようなことを気を付けながらメール対応をしていけば良いのか。

ポイントを2つご紹介します。

ポイント①苦手意識を気にせず堂々と

ある人は、会社に入るまでスマホのLINEやメールが苦手で、友達に対しても返信しないことが多かったそうです。

ですが、職場の新人研修でメール返信の仕方を教わり、メールが来たら即返信というのを意識付けるようになりました。

お客様からのメールには1時間以内の返信を心掛けているとのこと。

新人の時からの習慣にしているので、お客様からの信頼も得られるようになったと言います。

確かに、プライベートでのLINEやメールが苦手な場合、仕事上のメールでのやり取りも苦手意識を持ってしまうものです。

しかし、先ほど紹介した方のように、新人研修の段階でスピーディーにメールの返信ができるようにと指導があったことが、仕事上非常に重要であるという意識に繋がったのだと思います。

このようなメール対応がお客様との信頼関係を構築し、少しずつ大きなプロジェクト依頼などに発展していくのです。

小さな気配りや心遣いの積み重ねが、仕事の成功にも繋がると言えます。

メールへの苦手意識はお客様には関係のないことですから、気にせず堂々と対応するということが大切です。

ポイント②相手への気遣いを大切に

こちらも一つ事例をご紹介しましょう。

そこまで重要ではなくスピードを求められてはいない案件に関して、メールで問い合わせをしました。

そうしたところ、すぐに担当部署からメールの返信が来たのです。

まさかここまで早く回答がもらえるなんて思っていなかっただけに、お客様を大切にする姿勢が伝わってきました。

こういったことがあると、この会社にお願いすれば最後まできちんとやってくれるだろうと安心して任せられますよね。

コミュニケーションというと、対面で話をしたり、電話でやりとりしたりということをイメージします。

しかし、メール自体もそれらと何ら変わりのない大切なコミュニケーションツールということです。

仮に、話しかけられてまったく返事をしなければ、「無視されているのだろうか」「大した内容じゃないから相手にされてないのか？」と、相手に多くの不安を与えてしまいます。

内容的には些細な案件であっても、軽く見ることなくすぐに対応するメールを送られてきたら、嬉しく思いますよね。

人というのは、すぐに対応してくれる人に対して仕事をお願いしたいと考えるのが自然です。

反対に、返信の遅い人に対しては不安を抱いてしまい、仕事を任せるのは躊躇してしまいます。

いつでも即座にメール返信ができる人は、常にお客様に対しての敬意であったり、気遣う心を持っているのです。

まとめ：迅速なメール対応で仕事能力は格段に上がる！

いかがでしたでしょうか。

今回は、メール対応で気を付けたいポイントについてご紹介してきました。

仕事を進める上で、メール対応というのは非常に大切な業務の一つです。

以前に職場の先輩から聞いた話です。

その方は部材調達業務を行っているのですが、基本的に業者に問い合わせてから4時間経っても返信がない時は、他の業者に依頼すると仰っていました。

問い合わせている側からすれば、それだけ時間は貴重だということです。

お客様からすれば、社員一人ひとりが会社の代表として見られるわけですから、メールに対しては一つずつ丁寧にかつスピーディーに対応する必要があります。

本記事を参考に、迅速なメール対応を心掛けて、ご自分の能力をより一層高めていただければと思います。