仕事がうまく進まない？全ての基本「段取り」を見直そう！

段取り不足で時間を無駄にしていませんか？

こんにちは！
ライターのshimodaです。

上司や先輩に「段取り良く仕事を進めるように！」と言われることってありますよね。

頭ではわかっているつもりでも、実際に業務に着手したはいいものの、なかなかうまく進められないことも少なくないでしょう。

一体、どうすれば段取り上手になって、スムーズに仕事をこなせるようになるのでしょうか。

よく言われるのが、仕事は上司や先輩のやり方を見て学ぶ・見て盗むということです。

ただ、あくまでこれらは仕事の具体的な内容を実行する上で有効なことです。

見て学ぶだけでは、それぞれの仕事の進め方は学べても、汎用性がないので他の仕事では活かすことができません。

そこで今回は、あらゆる仕事で活かせる段取りのポイントについてお伝えしていきます。

「やることが多くて優先順位が付けられない」
「仕事に追われて時間が足りない」
「抜けや漏れがあり、何度もやり直しが発生してしまう」

このように感じている方は、ぜひ最後までご覧ください。

抑えておきたい段取り4つのポイント

仕事において「段取り」は当たり前のように用いられる言葉ですが、具体的にはどのようなことなのでしょうか。

よく例えられるのが、登山だったりマラソンの話です。

富士山登頂という目標を立てたとしたら、スタートする日付や時間、ルートを決め、服装や装備を考え、そのためにいくらお金がかかるのか等、準備をしますよね。

また、マラソンで設定したタイムを出すことが目標であれば、事前に走るコースを下調べして、上り下りや向かい風の影響等を知った上で、コースに合わせたペース配分を考えるというようなことをします。

このような過程を踏んでいくことが「段取り」です。

「段取り八分、仕上げ二分」という言葉があるように、あらゆる作業において段取りは重要なのです。

それでは、実際に抑えておくべきポイントを紹介してきます。

ポイント①ゴールの設定

やはり最も大切なことは、ゴールの設定です。

何をするにしても、達成するべき目的や目標を明確にする必要があります。

そして、その目的や目標は漠然としものではなく、できるだけ具体的な内容にするべきです。

例えば、「うちの会社の製品をわかりやすくまとめた資料を作成してほしい」という依頼が来たとしましょう。

「わかりやすくまとめた資料」では、具体性がありません。

そこで、何のための資料なのかを考える必要があります。

営業用の資料なら「新規顧客を開拓して受注をもらえるもの」を目指す必要がありますし、社内教育用なら「社員が製品ラインナップの知識を定着させる」ことを目的とするはずですね。

それと同時に、いつまでにやるかというのも忘れずに決めてください。

基本的に、仕事には納期がありますから、それに合わせて設定することになるので、難しいことではありません。

ゴールの設定さえ済んでしまえば、あとはそこに向かって進むだけですから、まずは目的や目標を明確にしましょう。

ポイント②やるべきことのリストアップ

目指すゴールが決まったら、そこに到達するために何が必要で、どんな作業が発生するのかを考えていきます。

仮に、今すぐ必要なことではなくても、後々必要になる作業というのもあるので、まずは思いつくものは全てリスト化すると良いです。

もうこれ以上ないというところまで出し尽くします。

簡単な内容であれば頭の中で済むこともありますが、基本的にはノートに書き出したり、エクセル等で表にまとめたりと、目に見える形で進めるのがオススメです。

実際に書き出し、それを残しておくことで、後から別の仕事で使えるということもあります。

記録を残しておくというのは非常に重要なことです。

私は普段、電気設計の仕事をやっているのですが、類似製品があることを知って過去の資料を参考にしようと思ったのですが、当時の記録が全然残ってないがために、一から自分で考えたというような経験もあります。

そういう意味でも、今後のことを考えながら作業を進めることも大切なのです。

ポイント③余裕を持ったスケジューリング

最小にゴール設定をした際に、いつまでに完了させるかというのも決めました。

どんな仕事にも期日や締め切りは必ずあり、納期を守るというのは仕事をする上で最も基本的なことであり、最も重要なことです。

万が一、納期が守れないなんてことになれば、信用問題に発展してしまいます。

納期を守るためには、リストアップしたやるべき作業について、優先順位をつけた上で、それぞれにかかる時間を考慮し、それぞれの期日から逆算してスケジュールを決めていきます。

スムーズにいけばこの日で終わるというのがわかっていれば、そこにプラスアルファで余分に日数を確保しておきましょう。

案件にもよりますが、複雑になればなるほど何かしらの問題が発生する可能性は高まります。

ですから、実際の作業の見込み時間よりも長めに時間を取っておくことが大切です。

予定のスケジュールよりも早く終わったとすれば、結果的に「仕事が速い」という評価を得られることにも繋がります。

ポイント④方向性を決めた段階でフィードバックを受ける

仕事を進める上で、完璧を目指すことそのものが悪いことではありませんし、むしろその気持ちを持つことは大切です。

ただ、現実問題として完璧を目指すと、途方もなく時間がかかってしまいますし、内容によっては実現が難しいこともあります。

重要なのは、自分が思う完璧を目指すのではなく、相手が何を求めているかを見極め、それにフォーカスして全力で応えるということです。

自分では完璧に仕上げたと思って上司に確認した結果、意向と違うがためにやり直しを命じられたという話も身近でありました。

そうなること防ぐためにも、まずは方向性を決めて、これで進めようと決めた段階で、一度確認をしてもらう方が良いでしょう。

仮にそこで修正が入ったとしても、段取りの途中ですからいくらでも軌道修正は可能です。

常に、相手が何を求めているかを把握し、どう進めれば無駄が抑えられるかという意識を持つことが大切になります。

まとめ：段取りを見直して効率良く作業を進めましょう！

いかがでしたでしょうか。

段取りは、あらゆる作業を進めるための基本となるものです。

改めて段取りのポイントをまとめておきましょう。

①ゴールの設定
②やるべきことのリストアップ
③余裕を持ったスケジューリング
④方向性を決めた段階でフィードバックを受ける

段取りを疎かにしてしまうと、やり直し作業が発生してしまい、時間を無駄に消費してしまうことになります。

最初の段階できちんと準備しておけば良かったと思うのは、非常にもったいないことです。

無駄な時間を使わずに、効率良く仕事を進めていくためにも、今一度段取りをきちんと見直した上で作業に入るようにしていきましょう。

 

参考：

・段取り上手になれる！デキるビジネスパーソンの仕事の進め方8ステップ
・仕事の段取りが苦手な方必見！段取り不足を劇的に改善するコツとは？
・まじめなのに仕事がデキない「段取り下手」の4つの特徴。あなたは当てはまる？