有意義な会議に欠かせないファシリテーターとは?その役割と3つのポイントをご紹介

キャリア

日本人の長時間労働の原因となる「無駄な会議」

こんにちは、yuyaです。
あなたは日々の仕事でどれほどの時間を「会議」に費やしていますか?

人と組織に関する研究をしているパーソル総合研究所の調べでは、

・平社員で年間およそ131時間
・係長クラスで年間およそ300時間
・部長クラスで年間およそ430時間

といった会議時間が統計により明らかになっています。
従業員1万人を超えるような大企業では630時間もの会議を行っているケースも有るほど。

しかも驚くべきことに同調査では、
全体の3割もの人々が「会議に無駄な時間がある」と認識しているというのです。

働き方改革で提言されたように、労働時間への目は厳しくなっています。
ところが会議の無駄な時間は中々なくなっていません。

そこで今回は会議を効率的に有意義なものにする「ファシリテーター」をご紹介します。
ファシリテーターとは会議の「仕切り役」を意味しますが、
あなたもぜひ仕切り役を買って出て、無駄な会議時間を減らしていきましょう。

会議時間を減らすことで「生産性の向上」「業務の効率化」につながります。
また仕事と私生活の両者を充実させるワークライフバランスの達成に効果的でしょう。

本稿ではファシリテーターの役割や注意点をご紹介していきます。

ファシリテーターの役割は会議のお膳立てとレール作り

物事を仕切り、進行することをファシリテーションと呼びます。
そんな役目を持つファシリテーターは、無駄が多いとされる会議において重要な役割を担うでしょう。

役割としてはおおきく2つ
・事前の準備
・当日の仕切り
が求められます。

なんの用意もなくいきなり司会進行を、と言われても難しいものです。
会議には議題があり、参加者はその議題に沿って話し合うわけですが、
そのサポートをするのがファシリテーターの役割と言えるでしょう。

参加者が議題のみに集中できるよう、環境やルール作りを予め行っておき、お膳立てしておきましょう。
当日はそのレールに乗るよう、進行していけることが理想です。

それでは具体策として、ファシリテートするにあたり重要なポイントを厳選して3つご紹介します。

ファシリテーターが会議を仕切る際の3つのポイント

1:話し合う議題から会議の終わり方まで決めておく

会議を始める際にはいきなり話し始めるのではなく、全体のフローを参加者全員と共有しておくことが先決です。
いきなり本題に入ってしまうと話題によって本筋からずれてしまったり、
ずれてしまった話題を誰も指摘できず難航したりと、会議が長引く原因となりがちです。

また会議の終わり方を決めておくことも重要です。
どのような決議のとり方をするのか、意見を発表する際はどのような順序で行うのかなどを事前に決定しましょう。
慣例や暗黙の了解で進めてしまうと、不要なやり取りを増やす原因となりがちです。

2:参加者が十分に議論できるよう情報共有をしておく

効率的で有意義な会議を進行するには、進め方を決めておく他にも議題の情報共有が必要です。
なぜなら参加者によって認識している情報に差があると、
その間を埋める作業を会議中に行わなければならなくなるからです。
既に理解している人からすれば、そうした時間はじれったいものでしょう。

事前に資料を用意するなどして、議題に関する情報は共有を終えておくようにしましょう。
また、会議中に行う場合でも迅速な共有ができるよう、パワーポイントやスライドを用意しておくのも良いです。

3:意見を出してもらうための質問を考えておく

ファシリテーターの役割はお膳立て、つまり裏方です。
自分の意見を通す場を作ることではありません。
また、そのような独断的な振る舞いを抑制するためにも、
全体から意見が上がるように促していく必要があります。

そのために有効なのが質問の投げかけです。
「どんな事業展開が良いと思いますか」「どんな解決方法があると思いますか」といったように、
多少抽象的でも意見が出やすい質問を始めに投げかけるようにします。
また質問の返答に対しては相槌を大きく打つと全体の雰囲気が良くなりますから、気にかけると良いでしょう。

会議時間を短縮しより良いワークライフバランスを

会議の無駄を削ぐためには仕切り役の存在が有効です。
あくまで裏方であり誰でもできることですから、
若いうちから任せられる可能性の高い役割でしょう。

また、会議中に話がそれることは必ずしも悪ではありません。
そこから思わぬ発想が生まれることも往々にしてあります。

会議全体を見つつ円滑な進行ができるよう、
あなたも一度ファシリテーションについて考えてみてはいかがでしょうか。

yuya

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複数メディアでの記事執筆やYouTuberの原稿作成など、掛け持ちライターをしています。本職は流通業。ピアノ・ギター・映画が趣味。気になったこと・役立ちそう...

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