【即改善!】仕事の遅い人がやっていない2つのこと

仕事が遅い
勉強

なぜ、あなたの仕事は遅いのか?

こんにちは、はまじんがーです。

今回は「仕事の遅い人がやっていない2つのこと」というテーマです。
参考にしたのは元マッキンゼーのコンサルタントである赤羽雄二さんの著書『速さは全てを解決する』です。

みなさんは、仕事の速さに自信はありますか?
仕事が速く終われば、

・残業をせずに定時で帰宅できる
・短い時間で多くの成果を上げられる
・周囲から仕事のできる人と思われる

といったメリットがあります。
仕事が遅いよりは速い方が良いという考えに異を唱える方はいないでしょう。

しかしながら、仕事を速く進める方法を指導してもらえることは、実はあまり多くありません。
なぜなら、仕事の進め方まで見てくれることがほとんどないからです。

職場にもよりますが、基本的に上司は部下のアウトプットだけを見てアドバイスをします。
具体的にどんな作業プロセスや思考プロセスを辿ってそのアウトプットを作ったのかまでは見えないのです。

仕事のスピードを向上させる要因としては「慣れ」もありますが、それだけではどこかで頭打ちになります。
また、「慣れ」にばかり頼っていると初めてやる仕事に太刀打ちできなくなってしまいます

変化の激しい時代においては、どんどん新しいことにチャレンジしていくことが求められるため、ずっと同じ仕事をするだけのビジネスパーソンはすぐに市場価値を失います。
どんな仕事でも高い生産性で仕事できるようになるために、今回紹介する方法をぜひ取り入れてみてください。

それではいきましょう!

1. 最初に全体像を描く

全体像

仕事の遅い人がやっていない2つのこと、1つ目は最初に「全体像を描く」ことです。
全体像を描くとは、言い換えると仕事の大枠を考えるということです。

大枠と言っても様々な要素があります。
例えば、

・そもそも何のためにその仕事をやるのか?
・何をクリアすればその仕事は完了するのか?
・完了させるまでにどんな段取りで進めていけばいいのか?
・何をいつまでに完了させるべきなのか?
・仕事をすすめる上でどんな情報が必要なのか?
・全体の中で注力するポイントはどこなのか?

こういったことを最初に洗い出すということです。

既に何度か経験があって、最初からある程度全体像が見えている仕事であればここまでやる必要はないかもしれません。
しかし、慣れていない仕事や初めてやる仕事に着手するときは、全体像が見えていないと非常に危険です。

なぜなら、全体像を描くことができていないと、

・時間をかけたのに、仕事が全然進んでいない
・仕事の勘所を誤り、どうでもいい部分に注力してしまう
・締め切り直前なのに仕事が全く終わってなくて途方に暮れる

このようなことが起きる可能性が高くなってしまうからです。
仕事の速い人と遅い人は、スタート時点から差がついているのです。

全体像を描く具体的な方法としては、「メモ書き」がオススメです。

「メモ書き」については以前の記事でも紹介していますが、今回の参考書籍『速さは全てを解決する』と同じく赤羽さんが執筆した書籍『ゼロ秒思考』で紹介されているメソッドです。
やり方としては、テーマを1つ決めてA4用紙にひたすら思いついたことを1分間なぐり書きするというものです。
(もう少し詳しいやり方はこちらの記事をご覧ください)

仕事に着手するときは、この章の冒頭で紹介した観点(「何のためにその仕事をやるのか?」「何をクリアすればその仕事は完了するのか?」など)をテーマにして「メモ書き」を行ってみてください。
驚くほど仕事の全体像がくっきり見えて、生産性が見違えるほど上がるはずです。

2. 資料を書き始める前に記載事項を洗い出す

洗い出し

仕事の遅い人がやっていない2つのこと、2つ目は「資料を書き始める前に記載事項を洗い出す」ことです。
こちらは、資料作成に関するノウハウです。

資料作成が遅い人は、往々にして非効率な進め方をしています。
それは、「資料の頭から順番に作り始める」というやり方です。

なぜこのやり方が非効率なのか分かるでしょうか?
先ほどの項目を読んだ方ならピンとくるかもしれません。
そうです、「資料の全体像が見えていないから」です。

全体像が見えないまま資料を作り始めると、資料の方向性を誤り途中で何度も書き直しが発生する可能性が出てきます。
最悪の場合、終わりの方まで書き終えたところで方向性を履き違えていたことに気づき、また最初から書き直しになる、なんてことにもなりかねません。

なので、先ほどと同じく、資料作成でも最初に全体像を描くことが重要なのです。
具体的な資料作成の進め方として、書籍『速さは全てを解決する』で紹介されている5ステップをここで紹介します。

①書こうと思うことを、メモ30~50ページくらいにともかく書き出す

最初にやるのは、先ほども紹介した「メモ書き」です。
この「メモ書き」によって、書こうとしていることを体裁を気にせずひたすら紙に書きなぐっていきます

資料作成が思うように進まないのは、最初からきれいに書こうとするからです。
フォーマットや順序、体裁などを一切気にせず紙に書き出すことで、驚くほど書きたいことが次々に思い浮かびます。
1ページ1分で書き出せば、30〜50分で終わります。

②書いたメモを机に広げ、関係あるものを近づけて並べ替える

メモを書き出したら、それを机に並べていきましょう。
資料の内容にもよりますが、一般的なパターンとしては

・問題点
・課題
・解決策

この3つに分類して並べ替えるのがよいでしょう。

並べることで資料の全体構成が見えてきて、もっと深堀りしたほうが良い点や「こうしたらもっといいな」と思うところが浮かび上がってきます。
目安としては、10〜15分かけてこの作業を行います。

③並べたメモを見ながら目次をつくり、改めてメモを整理して書く

ここで目次の作成に入ります。
目次を書くコツは、自分の部署の書類・資料で使われている形式を真似することです。

どの職場にも、資料作成のお作法が存在するものです。
そのお作法に慣れていないうちは、すでに出来上がっている手本を真似て作るのが一番早いです。
もちろん、自分ならこう直したいと思うところがあれば、納得いくように修正してもよいでしょう。

目次を書いたら、各章の内容をメモ書きで書いていきましょう
②の段階である程度の構成ができているはずなので、ここでは確定した目次に合わせて書き直すだけです。

④成果物のフォーマットに合わせて資料を作っていく

ここまできてようやく成果物のフォーマットに合わせて資料を作ります。
WordやPowerPoint、もしくはExcelなど、資料作成用のアプリケーションを起動して、成果物に落とし込んでいきます。

全体構成はすでに出来上がっているので、書き出したメモ書きを見ながらひたすら入力していくだけです。
目次、各ページのタイトル、本文を一通り記入していきましょう。

全部入力し終わったら改めて全体を見直し、

・伝えるべきメッセージが明確に伝わるか?
・記載内容に漏れはないか?

といった観点で確認をして、気づいたところを随時修正していきます。

⑤最後に熟成させる

締め切りまで余裕がある場合は、一度完成させたらしばらく放置してから見返すのが望ましいです。
時間を置くことで客観的な目線で自分の作った資料を見ることができるからです。

客観的な目線でフィードバックできれば資料の完成度をグッと高めることができるので、なるべく締め切りまで余裕を持って資料作成を進めていきましょう。

以上が資料作成の5ステップです。
資料作成が遅い、書くことが苦手という方は、ぜひこの方法を試してみてください。

最強のソリューションはメモ書き

メモ書き

以上、今回は「仕事の遅い人がやっていない2つのこと」というテーマでお伝えしてきました。

お気づきの方もいらっしゃるかもしれませんが、「2つのこと」と言いつつ実は2つとも同じことを言っています。
それは「全体像を描く」こと、そのために「メモ書き」をしよう、ということです。

赤羽さんは自身の著書『ゼロ秒思考』でメモ書きの方法を紹介したにも関わらず、今回紹介した書籍『速さは全てを解決する』でも、改めてメモ書きのことを紹介しています。
それだけ、このメモ書きの効用は計り知れないということです。

また、約90万人のチャンネル登録者を誇るビジネス系YouTuberのマコなり社長も自身の動画でたびたびメモ書きの効用を語っています。
先日投稿された下記の動画でも、「1日の時間を劇的に増やす裏技」の第2位にメモ書きを挙げています
(メモ書きの紹介は14:50くらいからです)

仕事を早く終わらせたい人はぜひ「メモ書き」を日々の習慣として実践してみてください。
また、メモ書きについてもっと深く学びたい人は『ゼロ秒思考』を、メモ書き以外にも仕事を早く進める方法を学びたい方は『速さは全てを解決する』をぜひ手にとってみてください。

それでは、今回の記事は以上です。
お読みいただき、ありがとうございました!

はまじんがー

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業界最大手大規模システムのアーキテクトに携わっています。趣味は読書、映画、野球観戦、広島育ちのカープファン。好きな音楽はAcid Black Cherry、...

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