マルチタスクが苦手な人へ！上手くこなすための3つのコツとは？

マルチタスクが苦手なあなたへ

こんにちは！
ライターのshimodaです。

普段の仕事において、マルチタスクが求められることって多くありませんか？
というよりも、基本的に複数の業務を同時に抱えていることが一般的かもしれません。

マルチタスクと聞いて思い浮かぶことといえば、

・お客様の電話に応じながらメモを取る
・オンラインミーティングに参加しながらのメール対応
・食事を取りながらパソコンで文章の作成

など、挙げればまだまだたくさんあるかと思います。

このような、同時にいくつもの作業をこなせる人は、仕事ができるというイメージがあります。
誰でも同じようになりたいと思いますよね。

そうは言っても、中にはマルチタスクが苦手で、なかなかうまく仕事を回せないという方もいます。
私自身もマルチタスクは苦手でした。

それでも、現状を理解して、仕事の進め方を工夫することで、苦手意識をなくしていくことは可能です。

そこで今回は、マルチタスクが難しい理由と、マルチタスクをうまくこなしていくためのコツを紹介していきます。

「集中している時に話しかけられるとキツい」
「一度に複数の業務をこなせない」
「やることがたくさんあると混乱してしまう」

こういった悩みをお持ちの方は、ぜひ最後までご覧ください。

マルチタスクが難しい理由とは？

マルチタスクとは、厳密に言うと、同時に複数のことを考えたり実行しているのではなく、細かくタスクを切り替えながら行っています。

例えば、「オンラインミーティングに参加しながら、議題とは関係のない書類に目を通す」であったり、「電話対応をしながら、別の人へのメールを作成する」といったことが挙げられます。

複数の作業を同時に進行させることにより、作業時間を短くしているわけですね。

しかし、現実的にはこのような作業の進め方を人間が実行することはできません。
当然の話と言われてしまうかもしれませんが、人間の脳というのは2つ以上のことに集中することができないからです。

仮にパソコンであれば、人間の脳にあたるCPUの個数分同時に異なる作業をこなすことが可能です。
人間は残念ながらそのような構造ではありません。

私たちがマルチタスクと言っているのは、実際はタスクスイッチングというものなのです。
要は、やるべきタスクを高い頻度で切り替えて、結果的に作業を同時並行で進めたという風に見えるわけですね。

先ほどの例で言えば、メールを作成している時に電話がかかってきたため、その瞬間に作業の切り替えが発生し、電話が終わった後に再びメール作成を再開する際にも、作業の切り替えが発生します。

この場合では2回の作業切り替えが発生していますが、抱えているタスクを考えてみると、1日の中で何度も頭を切り替える必要があるため、どうしてもエネルギーを消費してしまうんですよね。

このように、どんどん疲弊してしまうということから、マルチタスクは大変、難しいという認識になっているのです。

マルチタスクをこなすためにやるべき3つのコツ

マルチタスクは思考の切り替えが何度も発生するため、とても大変だということをお話ししてきました。

ただ、どんな仕事においても、1つだけの業務をこなせば良いということにはなかなかならないもので、どうしたってマルチタスクをこなしていく必要があります。

そんな時に大切なのは、少しでも作業や思考の切り替えを少なくして、エネルギー消費を防ぐことです。

そのため、ここからはマルチタスクをこなすためのコツを紹介していきます。
先に3つの内容をお見せすると、次のようになります。

①業務を洗い出して優先順位を明確にする
②パーキングロット法を取り入れる
③デジタルとアナログのバランスを考える

それでは、一つずつ解説していきますね。

①業務を洗い出して優先順位を明確にする

これは、最も基本的なことですが、まず1日のはじめに、今日やるべき業務をすべて書き出しておきます。
書き出すことによって、頭の中を整理し、リセットすることができます。

「今日はこれとあれを終わらせないと・・・」と頭の中に入れたままですと、それだけで人はエネルギーを使うものです。

余計なものはとにかく出して、スッキリさせましょう。

業務をすべて書き出したら、それらの優先順位を決めていきます。

仕事の内容によっては急に必要になったり、割り込み業務が発生することもありますが、最初の時点ではそれらを考えずに、納期等を考えた上で決定すれば問題ありません。

一つの作業が終わった時に、次はどれをやるべきかと毎回考えてしまうのでは、大きなロスになってしまいますし、余計な思考が増えてしまいますからね。

書き出したタスクリストはすぐに把握できる状態にしておくことで、余計なこと考えたり、焦ってしまうことなく、安心して今やるべきことに集中できるようになります。

②パーキングロット法を取り入れる

「パーキングロット」というのは駐車場のことです。

これは、1人で作業する場合でも、大人数で作業する場合でも使える方法であり、様々なタスクがある時にメインの作業に関係ないことは一旦置いておくというものです。

例えば、会議中に本筋の議題とは関係ない話題が飛び込んできて、内容としては重要なためそちらの方を議論してしまうということが結構あるのではないでしょうか。

これでは会議が延びてしまい、本来必要なテーマがまとまらないなんてことになってしまいます。

そんな時は、一度重要な話題について、紙でもホワイトボードでも良いので書き留めておいてください。

これはつまり、今すぐ考えるべきことではないけれど、忘れてしまうとまずいので書いておくということです。

1人で作業する場合も同様で、作業中に何か他のことを思いついたり、アイデアを閃いた時には、ひとまずノートやメモ帳に書き留めておき、後で考えるようにしましょう。

この癖をつけておくことで、様々な情報が飛び交う中でも、1つずつ確実に業務を終わらせていくことができます。

③デジタルとアナログのバランスを考える

最後に、デジタルとアナログについてです。
何か業務を行っていく上で、やはりパソコンやスマートフォンは大きく邪魔をしてきます。

ブラウザを立ち上げれば、たくさんのタブを開くことができ、視界に入る情報は一気に増えます。
また、通知をONにしておくことで、メールやチャットの通知が来ます。

多くの作業はおそらくパソコンやタブレットを使うと思うので、機器そのものを切り離すことは難しいかもしれません。

でも、例えば複数のタブを開かないようにするとか、通知を一定時間OFFにしておくといった感じで、自分なりのルールを決めておくことで、これらは解決するはずです。

また、スケジュール管理であったり、頭の中で考える作業においては、ひとまず紙とペンさえあれば実行できます。

余計な情報が入ってこないようにするためには、一度デジタルから距離を取る時間も必要だと思います。

まとめ：今のやり方を見直してマルチタスクに対応しよう！

いかがでしたでしょうか。
今回は、マルチタスクをこなすための3つのことをお伝えしてきました。

もう一度まとめると次のようになります。

①業務を洗い出して優先順位を明確にする
②パーキングロット法を取り入れる
③デジタルとアナログのバランスを考える

マルチタスクは一見難しいと思いがちですが、やるべきタスクを一つ一つ分解して、どのように進めていくべきかを考えさえすれば、十分に対応可能なのです。

マルチタスクが当たり前にこなせるようになれば、仕事のスピードや効率が上がります。

それにより、今までよりも仕事が振られるようになったり、より高いレベルの業務をやらせてもらえたりと、ご自身の成長に大きく繋がっていきます。

まずは、今回お伝えした内容を実践し、少しずつレベルアップして頂ければと思います。