ビジネスチャットの文章術!誰でもかんたん【クイズ文】で伝達上手になろう

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チャット利用率は50%増加!主流は文字での情報伝達へ

こんにちは、yuyaです。
テレワークが主流となっている昨今、文字での意思疎通が増えていますよね。

マイクロソフトが2021年3月に行った調査では、チャットでの業務連絡はおよそ50%も増加しているのだとか。対面で接する機会が減れば、それだけメールやチャットで連絡を行う回数は増えるでしょう。

zoomをはじめとした対面のビデオ会議ツールもありますが、その都度参加者の予定を合わせて行わなければなりません。したがって、通常業務の伝達ツールとしてビジネスチャットやメールの利用率が上がるのは頷けます。

ところで、あなたは主流となりつつある伝達ツールでの「文章の組み立て方」に不安を覚えたことはありませんか?

・言いたいことが書けない
・相手を誤解させてしまう

こうした感覚を持ったことがあるという方も多いのではないでしょうか。そこで今回は書籍「伝わるシンプル文章術」より、伝わりやすい文章づくりの型として「クイズ文」をご紹介します。

国語辞典編纂者であり、いうなれば日本語のプロである著者の飯間浩明氏によると、この型を使えば「言いたいことがスラスラ書けるようになる」とのこと。チャット全盛ともいえる現代で伝わる文章を作りたいという方は、ぜひ最後までご覧ください。

クイズ文は【問題・結論・理由】の3要素で構成されている

さて、クイズ文とは一体何なのでしょうか。結論からお話をすると、「問題・結論・理由」で構成された文章を本書ではクイズ文と呼んでいます。数学の証明問題のように、提起された問題に対する答えと、その理由となる証明を含む文章です。

文章のはじめには一つの疑問を提示し、問題を考える契機づくりとします。またその考えに一つの結論を用意しましょう。そして、疑問と結論をつなぐ理由を付け足して完成です。非常にシンプルですよね。

例えば、

「我が社はどの複合機を導入すべきだろうか(問題)。〇〇のブランドが良いだろう(結論)。なぜならコストが低く抑えられるからだ(理由)。」

といった構造になっています。

またポイントとして抑えておきたいのが、「必ずしも読みやすい文章とは限らない」という特徴です。あくまで相手に伝わるかを重視しているので、読みやすくまとまりのある文章であっても情報が伝わらなければ意味がありません。

例えば、

「我が社は無駄遣いをやめて、給与を高くすべきだ」

という文章。短くまとまりがあって、読みやすいですよね。

ところが「筆者が何を考えているか」分からないのです。自分の暮らしが辛いのか、経営陣の舵取りを非難しているのか、はたまた無駄遣いをしなければ給与は安くていい、とも読めてしまいます。こうした他者を意識しない文章を本書では「日記文」と呼び区別しています。

これが、読みやすいのに伝わらない文章です。こうした文章をより伝わりやすくするため、ご自身でクイズ文に当てはめてみましょう。文章の組み立てに特段スキルなどが必要ないことが、ご理解いただけるのではないでしょうか。

次項では、クイズ文をさらに分類していきます。

4つの型で場面に合わせたクイズ文を使おう

本書によれば、クイズ文は疑問文の形式によって4つの型に分かれるといいます。議論の内容に応じて使い分けてみましょう。

1:Yes or NO型(ディベート型)

ディベートにはこの型を使いましょう。「〇〇は廃止すべきか」「〇〇は有料化すべきか」など肯定と否定に意見が分かれる場合など、「はい」か「いいえ」で議論を締めくくりたいときに有効です。

例:
「ハンコは廃止すべきでしょうか。私は廃止に賛成です。なぜならペーパーレス化が進んでいるからです。」

2:How型(課題解決型)

未解決の問題を解決したいときはこの型を使います。「どのように」「どうすれば」といった疑問を投げかけましょう。この疑問に対する答えは「はい」や「いいえ」では務まりません。

自社の商品の訴求に「どうすれば」から始まる文言を用いることで、高い効果が期待できます。「その悩みには我が社の〇〇がおすすめ!」こんな広告も珍しくないですよね。本書によれば、世の中で一番必要とされている型であるといいます。

例:
「ハンコをどのように廃止すべきでしょうか。私はすべての書類の電子化を提案します。なぜなら、電子化してしまえばハンコの出番はなくなるからです。」

3:Wh-型(択一型)

いくつかの選択肢がある中から、一つの結論を導き出したいときに使いましょう。「納期はいつまでにしようか」「誰に仕事を任せようか」など、「What・Who・Where・When・Which」にあたるものが該当します。

例:
「ハンコの廃止は誰に指揮を執らせるべきでしょうか。私はAさんを推薦します。なぜなら彼女は他社でペーパーレス化の業務を執り行った経験があるからです。」

4:Why型(理由探求型)

この型では、「結論=理由」となります。「なぜ、ライバル社の商品は売れているのか。なぜなら〜」といった構文となるでしょう。この型は、作成する段階から問題に対して調査研究を進めていなければ結論と理由を書くことができず、比較的作成難易度は高めです。

例:
「なぜ、我が社はハンコを廃止すべきなのか。なぜなら、長期的に見てペーパーレス化を進めることが事業継続と情報の機密性確保につながるからです。その一環として、はんこの廃止は必要でしょう。」

 

これら4つの型をうまく流用しながら、伝わる文章を目指して構成してみてください。

伝わる文章を書いて正確な情報伝達を目指そう

今回は書籍「伝わるシンプル文章術」より、クイズ文についての概要をご紹介しました。本書では他にも、クイズ文の実践方法や注意点などが紹介されています。気になる方はぜひ読んでみてください。

顔の見えないやり取りというのは双方に誤解が生じやすく、また同じ表現であっても相手によって受け取り方が異なる場合もあります。文字情報での伝達が増えているからこそ、正確な情報共有を心がけたいですよね。

20代で働き出したばかりという方は、報連相の大切さを教わって間もないことと思います。ぜひ伝わる文章を心がけて、より評価される人材を目指しましょう。

出典:伝わるシンプル文章術

yuya

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複数メディアでの記事執筆やYouTuberの原稿作成など、掛け持ちライターをしています。本職は流通業界。ピアノ・ギターが趣味。気になったこと・役立ちそうなこ...

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