話す前に勝負は決まっている？人を動かすために必要な「仕込み」の3つのポイントとは

話す前に勝負は決まっている

こんにちは、はまじんがーです！

今回のテーマは「話す前の準備」です。

上司に何かを提案したりお客様にプレゼンをしたりするときなど、仕事を進める上で自分の思っていることを伝えることは避けて通れません。

それもただ伝えるだけではダメで、内容を正確に理解してもらった上で、自分の提案を受け入れてもらえるように話すことが重要です。

そして、相手を不快にさせることなく、快く受け入れてもらえなければ円滑に物事は進まないでしょう。

では、自分の提案を快く受け入れてもらえるように話すためにはどうすればいいのでしょうか。

ここで重要なポイントは、

「話す前に勝負は決まっている」

ということです。

提案やプレゼンの場面だけ気前の良い自分を演じたり、体裁よく取り繕ったり、話し方を工夫したりするだけではダメなのです。

話す前にいかに周到な準備ができているか。
それが提案やプレゼンの成否を分けます。

元マッキンゼーの経営コンサルタントである赤羽雄二さんの著書『マッキンゼー式 人を動かす話し方』では、話す前の準備のことを「仕込み」と表現しています。

今回の記事では、この「仕込み」における重要なポイントを3つお伝えします。

「提案やプレゼンが苦手で、いつもうまくいかない」
「自分の提案を相手に快く受け入れてもらえるようにしたい」
「人を動かす話し方ができるようになって、自分の影響力を高めたい」

という方はぜひ続きをご覧ください。

仕込みのポイント①：普段から適度にコミュニケーションをとっておく

1つ目のポイントは、関係者と普段から適度にコミュニケーションをとっておくことです。

上司に提案するなら上司と、お客様に提案するならお客様と、提案本番のとき以外にもコミュニケーションを取っておくことが重要になります。

普段からコミュニケーションをとることが重要な理由は、大きく分けて2つあります。

・単純接触効果により、好意を持ってもらいやすくなる
・相手の状況を把握することができる

普段の接点が全くない状態でプレゼン本番を迎えるのと、ある程度コミュニケーションが取れている状態で提案をするのとでは、どちらが相手に自分のメッセージが届きやすいか、想像に難くないと思います。

また、普段からコミュニケーションをとっておくことで相手の人となりや関心を知ることもできます。

・今どんな仕事を抱えていて、どういう状況なのか
・どんなことに問題意識を感じているのか
・コミュニケーションスタイルはどんな感じなのか

などについて事前に把握しておけば、それに基づいて戦略を組み立てることもできるでしょう。

逆に1番難しいのが、普段から接点もなく相手のことをよく知らない状態で、ほぼ出たとこ勝負で提案をすることです。

非の打ち所がない完璧な提案ができれば問題はないかもしれませんが、そんな提案ができるなら苦労はないですよね。

提案やプレゼンの成功率を高めたいなら、関係者との普段のコミュニケーションを大事にしましょう。

仕込みのポイント②：落としどころを明確にしておく

2つ目のポイントは、提案の落としどころを決めておくことです。

落としどころとは、言い換えるなら話の「着地点」です。
「ゴール」や「目的」と言っても良いでしょう。

落としどころが明確でないまま提案をすると、「結局何が言いたいの？」と言われて終わってしまう可能性があります。

あるいは、

・議論が行きあたりばったりになる
・思った方向に話が進まない
・時間切れで何も決まらないまま打ち合わせが終了
・何の話し合いだったか結局よくわからない…

といったことにもなりかねません。

「着地点が明確じゃない提案をすることなんてあるの？」

と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、これをやっている人は意外に多いです。

特に、上司や先輩から指示されて提案を作った場合などに起こりえます。
目的を理解せずに言われるがままにやると、

「そもそも何のための提案なのか？」
「誰の合意をとる必要があるのか？」
「相手にどう行動してほしいのか？」

といったことをよく分かっていないまま進めてしまうことが起きてしまうのです。

そういったことが起きないよう、「落としどころ」から逆算して提案を組み立てるようにしましょう。

仕込みのポイント③：効果的な資料を用意しておく

3つ目のポイントは、効果的な資料の準備です。

必ずしも必要というわけではありませんが、お客様に社内調整などをお願いする場合には必要になってきます。

逆に資料がないと、こちらの熱意を疑われることにもなりかねませんので、可能な限り作るようにしておきましょう。

「効果的な資料」とは、以下の4点が端的にまとまっているものです。

①誰が何で深刻に困っているのか
②それに対してどういうユニークな解決策を取りうるのか
③なぜ自分たちがお願いにあがっているのか
④今回の依頼事項

①については、依頼の意味や重要性を明示するためです。
これがないと「そもそも何のための依頼？」と思われてしまいます。

②が必要なのは、①で提示した問題に対して何をしたいのかを示すためです。

③は「どうして自分たちがこれを提案しているのか」「どうして自分たちに解決できるのか」を示すためです。
これがないと「あなたと話してもしょうがない」と思われる可能性があるので、重要な要素です。
（話が聞く側にとって自明である場合は説明しなくて良いケースもあります）

④で、依頼事項をまとめます。
「結局どうしてほしいの？」と思われないために簡潔にまとめる必要があります。

仮に資料を作らない場合でも、これら4つを観点チェックリストとして活用するのもよいでしょう。

また、資料が完成した後は、何度も見返して相手目線で理解しやすい資料になっているか確認することも重要です。

パワーポイント等のスライド資料の場合は、スライドショーで何度も見返すことが必要です。

また、印刷をしてみると、それまで気づかなかった改善点が見つかることがあるので、資料の完成度を高めたい人はぜひ試してみてください。

準備が最も重要

以上、今回の記事では話す前の「仕込み」について重要なポイントを3つお伝えしてきました。

参考にした書籍『マッキンゼー式 人を動かす話し方』では、話し方の全体像として「仕込み」「仕切り」「仕上げ」という3つのステップが紹介されています。

その中でも今回「仕込み」について取り上げたのは、冒頭で「話す前に勝負は決まっている」と言ったように、全体のプロセスの中で「仕込み」が最も重要だからです。

仕込みができていなければ、実際に話すときにいくらがんばっても相手の心には響きませんし、話したあとでどんなにフォローをしても無駄に終わります。

スポーツの試合に出るとき、練習を真面目にやらずに本番だけ頑張っても良い結果が出ないのと同じです。

人を動かすために重要な「仕込み」について、また人を動かす話し方の全体像についてより深く学びたい方は、ぜひ『マッキンゼー式 人を動かす話し方』をお読みになってみてくださいね。

それでは、今回の記事は以上です。
お読みいただき、ありがとうございました！